Kaupunginhallitus
Protokoll 03.09.2015/Paragraf 173

Bilagor

		Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 1. Tuotevertailu B tulokset (vertailuperuste 2.1) / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 2. Kirjalliset vastaukset vaatimusmäärittelyyn, tulokset (vertailuperuste 2.2) / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 3. Projektisuunnitelmien arvioinnin tulokset (vertailuperuste 3.1) / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 4. Toimittajan resurssien ja osaamisen arvioinnin tulokset (vertailuperuste 3.2) / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 5. Apotin Avointen Palvelurajapintojen (AAP) -arvioinnin tulokset (vertailuperuste 4.1) / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 6. Järjestelmän ylläpidettävyyden arvioinnin tulokset (vertailuperuste 4.2) / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)
		Liite 7. Tarjoajilta pyydetyt täsmennykset / Perustelumuistio / Apotti (14.8.2015)

Kaupunginhallitus

§ 173

03.09.2015

 

Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta

 

115/02.08.00/2014

 

KH 03.09.2015 § 173

kaupunginjohtaja Torsten Widén, puh. (09) 5056 237

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

hankejohtaja Hannu Välimäki, puh. (09) 310 25438

etunimi.sukunimi@hel.fi

 

Tiivistelmä päätösehdotuksen perusteluista

 

Hankinnan kohde

 

Hankinnan kohteena on Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten kaupunkien, Kirkkonummen kunnan sekä Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (HUS) yhteinen sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastietojärjestelmä.

 

Hankintarenkaan jäsenet tekevät kukin oman hankintapäätöksensä asiassa.

 

Tarjousten vertailu ja vertailun lopputulokset on kuvattu yksityiskohtaisesti liitteenä olevassa perustelumuistiossa liitteineen (liite 1). Asiakirjoihin on mahdollista myös tutustua kaupunginkansliassa ottamalla yhteyttä toimistosihteeriin tai kaupunginlakimieheen.

 

Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu hankintaa koskevassa tarjouspyynnössä liitteineen (liite 2, saatavissa liitteineen verkko-osoitteesta http://www.hel.fi/hki/apotti/fi/Hankinta).

 

Tarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa tuntia ennen kokousta ja kokouksen aikana. Apotti-hanketoimiston edustaja on kutsuttu kokoukseen selostamaan asiaa.

 

Hankinnan tausta

 

Helsingin, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit, Kirkkonummen kunta, Helsingin ja Uudenmaan Sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (HUS) sekä KL-Kuntahankinnat Oy ovat tehneet sopimuksen sosiaalihuollon, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon yhteisen asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintayhteistyöstä. Hankintayhteistyö on osa APOTTI hankekokonaisuutta. Hankinnan kohteena on kuntien ja HUS:n käyttöön tuleva sosiaali- ja terveydenhuollon yhteinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä. Hankinta kilpailutettiin myös puitejärjestelynä ja muut HUS-alueen kunnat voivat halutessaan liittyä puitejärjestelyn perusteella järjestelmän käyttäjiksi.

 

Järjestelmähankinnasta julkaistiin hankintailmoitus www.hankintailmoitukset.fi -sivustolla 1.10.2013. Hankinta toteutettiin hankintalain 25 §:n mukaisena neuvottelumenettelynä. Hankintamenettelyyn valittiin osallistumishakemusten perusteella alkuvaiheessa kuusi tarjoajaa. Neuvotteluja käytiin kaikista hankinnan ehdoista ja hankinnan sisältö ja laajuus sekä tarjoajien ratkaisut tarkentuivat neuvottelujen aikana. Menettelyn ensimmäisen vaiheen aikana neuvotteluissa mukana olevien tarjoajien määrää saatettiin rajoittaa hankintalain 26 §:n 2 momentin mukaisesti. Hankinnan toiselle neuvottelukierrokselle hankintayksiköt valitsivat tarjoajat Epic Systems Corporation ja CGI Suomi Oy. Toisen neuvottelukierroksen päätyttyä tarjoajille lähetettiin lopulliset tarjouspyynnöt.

 

Lopullinen tarjouspyyntö julkaistiin 24.4.2015. Tarjoajat saivat esittää tarjousaikana kysymyksiä tarjouspyyntöön liittyen ja niihin toimitettiin hankintarenkaan osalta kirjalliset vastaukset. Tarjousaika päättyi 22.6.2015 kello 12.00. Tarjoajia pyydettiin toimittamaan tarjouksen hintaliite muusta tarjouksesta erillisenä liitteenä. Kumpikin tarjoajista jätti tarjouksen asetetussa määräajassa.

 

Tarjousten avaaminen ja tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

 

Tarjoukset vastaanotettiin ja avattiin Helsingin kaupungin kirjaamossa 22.6.2015. Tarjousten hintaliitteet avattiin erillisessä tilaisuudessa 7.8.2015, kun tarjousvertailun muut tulokset olivat selvillä. Kummastakin tilaisuudesta laadittiin pöytäkirja.

 

Molemmat tarjoukset olivat sisällöltään tarjouspyyntöä vastaavia.

 

Tarjousten vertailu

 

Parhaan tarjouksen valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksia vertailtiin seuraavin ennalta ilmoitetuin perustein ja painoarvoin:

 

Vertailuperuste	Kuvaus sekä vertailuperusteen sisäiset painoarvot	Painoarvo
1) Hinta	Järjestelmän (käyttöoikeus) ja palveluiden (toteutus, käyttöönotot, tuki- ja ylläpito, jatkokehitys) hinta   Vertailuhinta tarjouksen selvityksen G mukaisesti (100 %)	40 %
2) Ratkaisun toiminnallisuudet	2.1 Tuotevertailu B:n tulokset (toteutettu syksyllä 2014)   Tuotevertailun kokonaispisteet tuotevertailun kuvauksen ja arviointeja ennen toimitetun pisteytysmallin mukaisesti   Käytettävyys (40 %) Toiminnallinen laajuus ja laatu (40 %)   2.2 Kirjalliset vastaukset järjestelmän toiminnalliseen vaatimusmäärittelyyn (20 %)   Tarjoajan vastaukset vaatimusmäärittelyyn selvityksen B mukaisesti	30 %
3) Toteutus- ja käyttöönottokyky	3.1 Projektisuunnitelman sisältö ja laatu (50 %)   Tarjoajan toteutus- ja käyttöönottosuunnitelman sisältö ja laatu (tarjouksen selvitykset C1-C3 sekä ratkaisukuvaus)   3.2 Toimittajan resurssit ja osaaminen (50 %)   Tarjoajan henkilöstön osaaminen ja kokemus vastaavan laajuisista ja sisältöisistä toteutus- ja käyttöönottoprojekteista (tarjouksen selvitys D)	20 %
4) Ratkaisun tekninen toteutus, ylläpito ja jatkokehittäminen	4.1 Integroitavuus ja avoimet rajapinnat (50 %)   Apotti Avoin Rajapinta -arvioinnin tulokset   4.2 Järjestelmän ylläpidettävyys (50 %)   Järjestelmän ylläpidettävyyden arvioinnin tulokset	10 %

 

Tarjousvertailun käytännön toteutus on kuvattu liitteenä 1 olevassa perustelumuistiossa liitteineen. Vertailuperusteittain tarjoajat saivat pisteitä seuraavasti:

 

Vertailuperuste	Enimmäispisteet	CGI	Epic
1 Hinta	40	40,00	33,23
2.1 Tuotevertailu B:n tulokset	24	17,42	24,00
2.2 Kirjalliset vastaukset vaatimusmäärittelyyn	6	6,00	5,00
3.1 Projektisuunnitelman sisältö ja laatu	10	8,52	10,00
3.2 Toimittajan resurssit ja osaaminen	10	8,72	10,00
4.1 Integroitavuus ja avoimet rajapinnat	5	4,50	5,00
4.2 Järjestelmän ylläpidettävyys	5	4,60	5,00
Yhteensä	100	89,76	92,23

 

Voittaneen tarjouksen valinta

 

Tarjousvertailun tuottamien yhteispisteiden perusteella kokonaistaloudellisesti edullisemman tarjouksen jätti tarjoaja Epic Systems Corporation. Asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittajaksi tulee näin ollen valita Epic Systems Corporation.

 

Hankinnan vertailuhintaan perustuva kokonaisarvo 10 vuoden sopimuskaudella on 384.967.659,00 euroa.

 

Hankintasopimuksen allekirjoittaminen

 

Hankintayksiköiden ja valitun toimittajan kesken allekirjoitetaan hankintasopimus. Lisäksi toimittajan kanssa allekirjoitetaan toimitus- ja palvelusopimukset. Sopimusluonnokset ovat tarjouspyynnön liitteinä. Sopimukset tulevat voimaan vasta, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet ne. Ennen sopimusten allekirjoittamista sopimusasiakirjoihin tehdään hankinnassa noudatettavien sääntöjen mukaisesti mahdolliset välttämättömät tekniset korjaukset, tarkennukset ja tarjoajakohtaiset täsmennykset.

 

Kauniaisten kaupungin puolesta ehdotetaan hankintasopimuksen allekirjoittajaksi kaupunginjohtajaa. Toimitussopimuksen ja Palvelusopimuksen allekirjoittaa Apotti Oy:n toimitusjohtaja.

 

Koska kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, hankintasopimus tehdään aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajien katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi.

 

Hankintapäätösten tiedoksianto

 

Kaikkien hankintayksiköiden päätökset annetaan tarjoajille tiedoksi yhdellä kertaa tarjoajien ilmoittamia sähköisiä yhteystietoja hyväksikäyttäen (sähköinen tiedoksianto).

 

Päätösehdotuksen perustelut

 

Päätösehdotuksen perustelut ja vertailupisteiden muodostuminen on tarkemmin kuvattu liitteenä 1 olevassa perustelumuistiossa sekä sen liitteinä olevissa vertailuperustekohtaisissa asiakirjoissa.

 

KJ:

KH päättää esittää KV:lle, että Kauniainen osaltaan hyväksyy Epic Systems Corporationin tarjouksen sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisestä asiakas- ja potilastietojärjestelmästä. Hankinnan vertailuhintaan perustuva kokonaisarvo 10 vuoden sopimuskaudella on 384.967.659,00 euroa.

 

Lisäksi KH päättää, että hankintasopimuksen allekirjoittaa hankintayksikön puolesta kaupunginjohtaja.

..........

 

Hankejohtaja Hannu Välimäki esitteli hankintapäätöksen taustaa ja perusteluja.

 

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.