Kaupunginhallitus
Protokoll 17.08.2016/Paragraf 132

Sähköinen kokouspalvelujärjestelmän tarveselvitys

271/00.01.01/2016

KH 17.08.2016 § 132

Lisätiedot:

kaupunginsihteeri Gun Söderlund, puh. 09 5056 238

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kysymystä ns. sähköisiin kokouksiin siirtymisestä ja kokousaineiston jakamisesta luottamushenkilöille yksinomaan sähköisesti on käsitelty KH:ssa syksyllä 2011, jolloin ajatuksena oli, että kaupunki ottaa käyttöön ns. sähköisen kokousalustan ja siirtyy kuluvan valtuustokauden alusta täysin sähköisiin kokouksiin ja sähköisiin kokouskutsuihin sekä esityslistoihin. Asian valmistelussa haluttiin kuitenkin mm. laite- ja ohjelmistoinvestointien kalleuden vuoksi ottaa ns. aikalisä. Tämän jälkeen kaupunginhallituksen siirtymisestä kokousasiakirjojen sähköiseen jakeluun on käsitelty kesällä 2013. Tässä yhteydessä sähköisen kokousjärjestelmän hankintaa ei esitetty ja KH päätti, että hallituksen varsinaiset jäsenet ja valtuuston puheenjohtajisto voivat valita haluavatko jatkossa vastaanottaa kaupunginhallituksen esityslistan ja kokousaineiston ainoastaan sähköisesti, jolloin heille hankitaan henkilökohtaiset tablettitietokoneet tai haluavatko edelleen paperisen kokousaineiston. Kysymyksestä on siis keskusteltu pitkään ja aika ajoin valtuutettujen taholta tiedustellaan milloin paperisesta kokousaineistosta luovutaan.

Tähänastiset kokemukset osoittavat kuitenkin, että jakeluprosessiin liittyvien työvaiheiden ja toimintatapojen muutos ja siitä syntyvät myönteiset taloudelliset vaikutukset aikaansaadaan vasta kun jakelussa siirrytään kokonaisvaltaisesti toteutettuun sähköiseen jakeluun. Kaupungin talouden tasapainotusohjelmaan liittyvien toimintatapoja uudistavien ja työprosesseja virtaviivaistavien toimenpiteiden pohdinnan yhteydessä, ja uuden valtuustokauden kynnyksellä, asiaa on jälleen selvitelty. Päätöksenteon ja ensi vuoden talousarvion laadinnan pohjaksi sähköisen kokouspalvelujärjestelmän hankinnasta ja kustannuksista on kaupunginkansliassa laadittu tarveselvitys (oheismateriaali).

Kuntalain mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti, jos kunta huolehtii että tähän tarvittavat tekniset välineet ja yhteydet ovat käytettävissä niillä, joille kokousasiakirjat lähetetään sähköisesti. Salassa pidettäviä tietoja voidaan lähettää vain suojatulla yhteydellä. Uusi kuntalaki mahdollistaa myös perinteisen kokouspaikalla pidettävän kokouksen rinnalle uusia sähköisesti tapahtuvia päätöksentekomuotoja. Näiden päätöksentekomenetelmien käytön edellytyksenä on sähköisen kokouspalvelujärjestelmän käyttöönotto.

Asiaa on em. tarveselvityksen pohjalta käsitelty kaupungin tietohallintojohtoryhmässä (31.5.2016).

Päätösehdotus perustuu siihen, että sähköisestä kokouspalvelujärjestelmästä saatavaksi arvioitavien vähäisten hyötyjen vuoksi ja tässä talouden tasapainotustilanteessa ei esitetä hankittavaksi sähköistä kokousjärjestelmää (hankintahinta 26 000 €/ + käyttökustannus 15 600 €//v). Sen sijaan ehdotetaan siirtymistä täysin paperittomaan kokousaineiston (kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali) jakeluun (säästö 17 000 €//v. + kopiointiin, lajitteluun, jakeluun ym. käytetty työaika). Laitteiden osalta ehdotetaan, että luottamushenkilöt käyttävät omia mobiililaitteitaan ja, että laitteen käytöstä suoritetaan heille käyttökorvaus 120 €/varsinainen jäsen/vuosi (9 360 €/vuosi). Tässä vaihtoehdossa kaupunki säästyy tablettitietokoneiden hankinnalta (23 000-39 000 € sekä liittymä- ja ylläpitokustannuksista 10 000-18 000 €/v). Niille luottamushenkilöille, joilla ei ole käytössään mitään soveltuvaa mobiililaitetta kaupunki hankkii kokouskäyttöön muutaman kaupungin tiloissa käytettävän ja säilytettävän laitteen (n. 2 000-3 000 €), jolloin niihin ei hankita erillisiä tietoliikenneyhteyksiä. Nämä laitteet ovat myös varajäsenten käytettävissä.

Näin ollen kaikki kokousaineisto toimitetaan luottamushenkilöille jatkossa ainoastaan sähköisesti soveltaen käytössä olevaa menettelyä, jossa niille, joille kokousasiakirjat lähetetään ilmoitetaan sähköpostitse kokouskutsun ja esityslistan julkaisemisesta kaupungin verkkosivuilla ja extranet -palvelussa (salassa pidettävä aineisto jaetaan aina paperisena joko kokouksessa tai tarvittaessa etukäteen). Jokainen kaupungin luottamushenkilö on saanut tunnukset ja kirjalliset ohjeet kirjautumiseen ja salasanan vaihtamiseen vuoden 2013 alusta luottamushenkilöiden käyttöön perustettuun extranetiin www.kauniainen.fi/login/extra. Lisäksi kokousaineisto on muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta lähes kokonaisuudessaan luettavissa sähköisessä muodossa kaupungin kotisivuilla.

Tässä vaiheessa kun ei esitetä sähköisen kokouspalvelujärjestelmän hankintaa lähtökohtana on myös, ettei kaupunki ainakaan aivan valtuustokauden alussa siirtyisi uuden kuntalain mahdollistamiin sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuviin kokouksiin (esim. sähköinen päätöksentekomenettely ennen kokousta). Tämä edellyttää sähköisen kokouspalvelujärjestelmän lisäksi toimivia tietoliikenne- ja tietoturvallisuusratkaisuja, luottamushenkilöiden luotettavaa tunnistamista jne. Mikään ei estä, etteikö sähköiseen kokouspalvelujärjestelmään ja sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvaan kokouskäytäntöön voisi siirtyä kesken valtuustokaudenkin kun täysin paperittomasta jakelusta ja päätöksentekomuodosta perinteisessä kokouspaikalla pidettävässä kokouksessa on saatu kaikille osapuolille toimiva yhteinen käytäntö.

KJ:

KH päättää, että kaupunki siirtyy toimielinten kokousaineiston jakelussa käytäntöön, jossa kokousasiakirjat 1.10.2016 jälkeen pidettäviin kokouksiin toimitetaan kaikille luottamushenkilöille ainoastaan sähköisesti esittelyssä selostettua käytäntöä soveltaen.

Samalla KH päättää esittää KV:lle, että Kauniaisten kaupungin luottamushenkilöt käyttävät kokoustilanteissa omia tieto- ja viestintätekniikan laitteitaan (mobiililaitteita) ja, että toimielinten varsinaisille jäsenille maksetaan tästä vuosittain 120 €:n käyttökorvaus.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.