Stadsfullmäktige
Protokoll 17.10.2016/Paragraf 46

Bruksersättning till förtroendevalda för användning av mobila apparater

271/00.01.01/2016

STF 17.10.2016 § 46

Mer information:

stadssekreterare Gun Söderlund, tfn 09 5056 238

fornamn.efternamn@grankulla.fi

Frågan om att gå över till s.k. elektroniskt mötesförfarande och distribuera sammanträdesmaterialet till de förtroendevalda enbart elektroniskt behandlades i stadsstyrelsen hösten 2011, då tanken var att staden skulle ta i bruk en s.k. elektronisk mötesplattform och från början av den nu pågående fullmäktigeperioden gå över till elektroniskt mötesförfarande samt elektroniska kallelser och föredragningslistor. Investeringarna i hård- och mjukvara skulle dock ha blivit dyra, och av bl.a. denna anledning ville man ta s.k. timeout i beredningen. Efter det har frågan om att gå över till elektronisk distribution av stadsstyrelsens sammanträdeshandlingar behandlats under sommaren 2013. I detta sammanhang föreslogs inte anskaffning av ett elektroniskt mötessystem, och styrelsen beslutade att de ordinarie styrelseledamöterna och fullmäktiges presidium fick välja om de i fortsättningen ville ta emot styrelselistan och möteshandlingarna enbart elektroniskt, varvid staden skulle skaffa personliga pekplattor till dem, eller om de alltjämt ville ha mötesmaterialet på papper. Frågan har alltså diskuterats länge, och det har då och då kommit förfrågningar från förtroendevalda om när staden tänker avstå från mötesmaterial på papper.

Erfarenheterna hittills visar emellertid att en förändring i arbetsmoment och verksamhetsrutiner inom distributionsprocessen samt positiva ekonomiska konsekvenser av denna förändring uppstår först när den elektroniska distributionen blir heltäckande. I samband med det ekonomiska balanseringsprogrammet, då man dryftat åtgärder för att förnya rutinerna och strömlinjeforma arbetsprocesserna, och inför den förestående nya fullmäktigeperioden, har man igen utrett frågan.

Enligt kommunallagen kan kallelsen till sammanträdet, föredragningslistan, bilagorna och bakgrundsmaterialet sändas elektroniskt, om kommunen ser till att den tekniska utrustning och de tekniska förbindelser som behövs för detta är tillgängliga. Sekretessbelagda uppgifter kan skickas endast via en skyddad förbindelse. Vid sidan av traditionella sammanträden på en sammanträdesplats möjliggör den nya kommunallagen också andra, nya former av beslutsfattande som sker elektroniskt. Införandet av dessa nya beslutsförfaranden förutsätter att man tar i bruk ett elektroniskt mötessystem.

På grund av de enligt uppskattning ringa fördelarna av ett elektroniskt mötessystem och den pågående balanseringen av ekonomin har beredningen stannat för att inte föreslå att staden skulle skaffa ett elektroniskt mötessystem (anskaffningspris 26 000 euro + driftskostnad 15 600 euro/år). I stället beslutade stadsstyrelsen 17.8.2016 att staden vid distributionen av organens sammanträdesmaterial går över till en sådan praxis att handlingarna för möten som hålls efter 1.10.2016 levereras till alla förtroendevalda enbart elektroniskt med tillämpning av det i föredragningen beskrivna förfarandet samt att de ordinarie ledamöter som använder sina egna (mobila) it-tekniska apparater vid mötena får en årlig bruksersättning på 120 euro för detta.

I detta alternativ slipper staden anskaffa pekplattor (23 000-39 000 euro samt kostnader för anslutningar och underhåll 10 000-18 000 euro/år). För de förtroendevalda som inte har tillgång till någon lämplig mobilapparat skaffar staden för mötesbruk några apparater som används och förvaras i stadens lokaler (ca 2 000-3 000 euro). Till dessa anskaffas inga separata datakommunikationsförbindelser. Dessa apparater kan också användas av ersättarna.

Således levereras allt sammanträdesmaterial i fortsättningen till de förtroendevalda enbart elektroniskt med tillämpning av det nuvarande förfarandet, som går ut på att de som möteshandlingarna ska skickas till får ett e-postmeddelande när sammanträdeskallelsen och föredragningslistan publiceras på stadens webbplats och extranät. (Sekretessbelagt material delas dock alltid ut på papper antingen vid sammanträdet eller vid behov på förhand.) Alla förtroendevalda i staden har fått användarkoder och skriftliga anvisningar för inloggning och byte av lösenord för att kunna använda extranätet, www.kauniainen.fi/login/extra, som grundades för deras behov i början av 2013. Dessutom hålls mötesmaterialet bortsett från några undantag i sin helhet tillgängligt i elektronisk form på stadens webbplats.

I det här skedet, då anskaffning av ett elektroniskt mötessystem inte föreslås, är utgångspunkten också att staden åtminstone inte alldeles i början av fullmäktigeperioden övergår till sådana sammanträden i en elektronisk miljö som den nya kommunallagen möjliggör (t.ex. elektroniskt beslutsförfarande före sammanträdet). Utöver ett elektroniskt mötessystem förutsätter detta också fungerande dataförbindelser och datasäkerhetslösningar, en tillförlitlig identifiering av förtroendevalda o.s.v. I och för sig är det ingenting som hindrar en övergång till ett elektroniskt mötessystem och sammanträden i en elektronisk miljö också mitt under fullmäktigeperioden, då den helt papperslösa distributionen tillsammans med beslutsfattande på traditionella sammanträden på en mötesplats har blivit en gemensam, ur allas synvinkel fungerande praxis.

STS:

Fullmäktige beslutar att Grankulla stads förtroendevalda ska använda egen it-teknisk utrustning (mobilapparater) vid mötena och att de ordinarie ledamöterna får en årlig bruksersättning på 120 euro för detta.

..........

Ledamot Herkama, understödd av två andra (Eklund, Tuohioja), föreslog följande kläm till beslutet: Samtidigt som det föreslås att bilagorna till föredragningslistan delas ut elektroniskt, förutsätter fullmäktige att även papperskopior kan delas ut av grundad anledning, eftersom elektronisk hantering av t.ex. samhällstekniska nämndens kartbilagor och byggnadsnämndens ritningar i praktiken är mycket besvärlig.

Ledamot Miettinen, understödd av ledamöterna Pesonen och Berg, föreslog ett sådant tillägg till beslutet att bruksersättningen till organens ordinarie ledamöter är 120 euro/år oberoende av hur många organ den förtroendevalda är ledamot i, och att ersättningen betalas fr.o.m. 1.1.2017. Förslaget godkändes enhälligt.

Då ordföranden hörde sig för om understöd för ledamot Herkamas klämförslag, förlorade klämförslaget i omröstningen med rösterna 20-10 (Ala-Reinikka, Artjoki, Eklund, Herkama, Limnell, Rintamäki-Ovaska, Tuohioja, Tupamäki, Viherluoto-Lindström, Wahlstedt), medan 5 ledamöter (Alapappila, Ant-Wuorinen, Colliander-Nyman, Hallbäck, Sunabacka) röstade blankt.

Beslut:

Fullmäktige beslutade att alla Grankulla stads förtroendevalda ska använda egen (mobil) IT-teknisk utrustning vid mötena och att de ordinarie ledamöterna i organen fr.o.m. 1.1.2017 får en årlig bruksersättning, vars storlek är 120 euro oberoende av hur många organ den förtroendevalda är ledamot i.