Kaupunginhallitus
Protokoll 20.06.2017/Paragraf 157

Kaupunginhallituksen kokousaikataulu syksyllä 2017 ja pöytäkirjojen tarkastaminen

KH 20.06.2017 § 157

Lisätiedot:

kaupunginsihteeri Gun Söderlund, puh. 050 370 8238

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kaupungin hallintosäännön (§ 107) mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

1.6.2017 voimaan astuneen kuntalain 140 §:n mukaan päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle on sidottu pöytäkirjan nähtävänä pitoon yleisessä tietoverkossa ja kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluessa siitä, kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon. Hallintosäännön 128 §:n mukaan kaupunginhallituksen ja valiokunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin määrätään.

Jotta tämä ei johtaisi oikaisuvaatimus- ja muutoksenhakuaikojen käynnistymisen pitkittymiseen kaupungin johtoryhmä on soveltamisohjeenaan kaikille toimielimille päättänyt, että "toimielinten tarkistetut pöytäkirjat saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa viikon kuluttua kokouksesta, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos pöytäkirjan julkaisupäivä sattuu pyhäpäiväksi tai muuksi sellaiseksi päiväksi, jolloin virastot yleisesti ovat suljettuina, pöytäkirjat julkaistaan nähtäville sitä seuraavana arkipäivänä."

Tämä johtaa siis siihen, että toimielinten pöytäkirjat tulee myös tarkastaa viikon sisällä kokouksesta.

Hallintosäännön 126 §:n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Yleisin tapa on kahden tarkastajan valitseminen. Seitsenjäsenisessä toimielimessä tarkastajia on käytännössä kuusi, jolloin pöytäkirjan tarkastus osuu joka kolmanteen kokoukseen. Vaihtoehtoisesti yksi pöytäkirjantarkastaja voisi riittää puheenjohtajan lisäksi. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja, pöytäkirjantarkastaja(t) ja pöytäkirjanpitäjä.

KH on 2.3.2016 § 36 päättänyt, että kaupungin toimielimet voivat ottaa käyttöön ns. sähköpostimenettelyn pöytäkirjojensa tarkastamisessa, jotta puheenjohtajan ja tarkastajien ei tarvitse tulla fyysisesti paikan päälle esim. kaupungintalolle allekirjoittamaan ennen tarkastetun pöytäkirjan julkaisemista. Lähes kaikki toimielimet ml. valtuusto soveltavat tätä käytäntöä, joka on osoittautunut hyvin toimivaksi ns. sähköisen allekirjoitusalustan puuttuessa.

Tarkastetun pöytäkirjan julkaiseminen viikon sisällä kokouksesta asettaa vain aikaisempaa hieman kireämmän aikataulun pöytäkirjan valmistumiselle ja hyväksymiselle/tarkastamiselle. Tämäkin huomioiden voisi harkita siirtymistä yhden pöytäkirjantarkastajan käytäntöön.

Kaupunginhallituksen kokoukset ehdotetaan pidettäväksi pääsääntöisesti kahden kolmen viikon välein huomioiden erityisesti hallituksen ja valtuuston keskinäisen kokousrytmin toimiminen. Hallituksen kokouspäiväksi ehdotetaan pääsääntöisesti maanantaipäiviä ja kokouksen aloitusajankohdaksi klo 18.00.

Ehdotus KH:n ja KV:n syksyn 2017 kokousaikatauluksi, josta ei vielä ole keskusteltu puheenjohtajien kanssa, on seuraava:

KAUPUNGINHALLITUS

15.1.2018

KAUPUNGINVALTUUSTO

KJ:

KH hyväksyy esittelyn mukaisen alustavan syksyn 2017 kokousaikataulun.

Lisäksi KH päättää, että KH:n pöytäkirjantarkastajaksi valitaan jatkossa yksi pöytäkirjantarkastaja.

..........

Varapj. Rintamäki-Ovaskan ehdotus, että kaupunginhallituksen kokoukset alkaisivat pääsääntöisesti klo 18.30 ja valtuuston kokoukset klo 19.00, hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös:

KH hyväksyi esittelyn mukaisen alustavan syksyn 2017 kokousaikataulun sillä lisäyksellä, että kaupunginhallituksen kokoukset alkavat pääsääntöisesti klo 18.30 ja valtuuston kokoukset klo 19.00.

Lisäksi KH päätti, että KH:n pöytäkirjantarkastajaksi valitaan jatkossa yksi pöytäkirjantarkastaja.