Yhdyskuntavaliokunta
Protokoll 15.08.2017/Paragraf 82

Yhdyskuntavaliokunnan kokousaikataulu syksyllä 2017 ja pöytäkirjojen tarkastaminen

62/00.01.01/2016

YLKV 15.08.2017 § 82

Lisätiedot:
toimialasihteeri Leena Porvali, puh. 050 3829 233

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kaupungin hallintosäännön (§ 107) mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.

1.6.2017 voimaan astuneen kuntalain 140 §:n mukaan päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle on sidottu pöytäkirjan nähtävänä pitoon yleisessä tietoverkossa ja kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluessa siitä, kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon. Hallintosäännön 128 §:n mukaan kaupunginhallituksen ja valiokunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kaupungin verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin määrätään.

Jotta tämä ei johtaisi oikaisuvaatimus- ja muutoksenhakuaikojen käynnistymisen pitkittymiseen kaupungin johtoryhmä on soveltamisohjeenaan kaikille toimielimille päättänyt, että "toimielinten tarkistetut pöytäkirjat saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa viikon kuluttua kokouksesta, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos pöytäkirjan julkaisupäivä sattuu pyhäpäiväksi tai muuksi sellaiseksi päiväksi, jolloin virastot yleisesti ovat suljettuina, pöytäkirjat julkaistaan nähtäville sitä seuraavana arkipäivänä."

Tämä johtaa siis siihen, että toimielinten pöytäkirjat tulee myös tarkastaa viikon sisällä kokouksesta.

Hallintosäännön 126 §:n mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Yleisin tapa on kahden tarkastajan valitseminen. Yhdeksänjäsenisessä toimielimessä tarkastajia on käytännössä kahdeksan, jolloin pöytäkirjan tarkastus osuu joka neljänteen kokoukseen. Vaihtoehtoisesti yksi pöytäkirjantarkastaja voisi riittää puheenjohtajan lisäksi. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja, pöytäkirjantarkastaja(t) ja pöytäkirjanpitäjä.

KH päätti 2.3.2016 § 36 valtuustoaloitetta käsitellessään, että kaupungin toimielimet voivat ottaa käyttöön sähköpostimenettelyn pöytäkirjojensa tarkastamisessa. Yhdyskuntalautakunta on vastaavasti päättänyt kokouksessaan 22.3.2016 ottaa käyttöön edellä mainitun sähköpostimenettelyn pöytäkirjojensa tarkastamisessa, jotta puheenjohtajan ja tarkastajien ei tarvitse tulla fyysisesti paikan päälle esim. kaupungintalolle allekirjoittamaan ennen tarkastetun pöytäkirjan julkaisemista. Lähes kaikki toimielimet ml. valtuusto soveltavat tätä käytäntöä, joka on osoittautunut hyvin toimivaksi ns. sähköisen allekirjoitusalustan puuttuessa.Sähköinen kuittaus tulee toimittaa kirjaamoon siten, että pöytäkirja on tarkastettuna viikon kuluttua kokouksesta.

KH:n ja KV:n hyväksymässä sähköpostimenettelyssä sihteeri lähettää pöytäkirjantarkastajille sähköpostin liitteenä linkin pöytäkirjaan sekä esitäytetyn hyväksymislomakkeen. Saatuaan pöytäkirjan sähköpostitse pöytäkirjantarkastajan tulee sähköpostin oheen liitetyllä lomakkeella joko ilmoittaa hyväksyvänsä pöytäkirja tai esittää korjausehdotuksensa pöytäkirjanpitäjälle. Tarkastajan tulee lähettää lomake sähköpostin liitteenä kaupungin kirjaamoon, jossa ne leimataan vastaanottopäiväyksellä ja liitetään pöytäkirjaan. Tarkastajat varmentavat sähköisen hyväksynnän seuraavan kokouksen yhteydessä allekirjoittamalla pöytäkirjan kansilehden.

Tarkastetun pöytäkirjan julkaiseminen viikon sisällä kokouksesta asettaa aikaisempaa hieman kireämmän aikataulun pöytäkirjan valmistumiselle sekä hyväksymiselle ja tarkastamiselle. Yhdyskuntavaliokunnan kokouspäivä on tiistai ja näin ollen olisi tarkoituksenmukaista, että pöytäkirja olisi tarkastettuna sekä sähköinen kuittaus lähetettynä kirjaamoon kokousviikosta seuraavan viikon maanantaihin klo 12 mennessä. Mikäli hyväksyntää ei lähetetä määräpäivään mennessä, pöytäkirja katsotaan hyväksytyksi.

Puheenjohtajan on tullut hyväksyä pöytäkirja ennen pöytäkirjan tarkastajille lähettämistä.

Yhdyskuntavaliokunnan kokoukset ehdotetaan pidettäväksi pääsääntöisesti kahden/kolmen viikon välein huomioiden erityisesti valiokunnan, hallituksen ja valtuuston keskinäisen kokousrytmin toimiminen. Yhdyskuntavaliokunnan kokouspäiväksi ehdotetaan pääsääntöisesti tiistaipäiviä ja kokouksen aloitusajankohdaksi klo 18.00.

Ehdotus yhdyskuntavaliokunnan syksyn 2017 kokousaikatauluksi on seuraava:

YTJ:

Yhdyskuntavaliokunta hyväksyy esittelyn mukaisen alustavan syksyn 2017 kokousaikataulun.

Lisäksi valiokunta päättää, että pöytäkirjojen tarkastamisen osalla noudatetaan myös jatkossa edellä esitetyn mukaista käytäntöä.

Päätös:

Yhdyskuntavaliokunta hyväksyi esittelyn mukaisen alustavan syksyn 2017 kokousaikataulun.

Lisäksi valiokunta päätti, että pöytäkirjojen tarkastamisen osalla noudatetaan myös jatkossa edellä esitettyä käytäntöä, siten että valitaan kaksi pöytäkirjatarkastajaa.