Svenska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik
Protokoll 15.12.2020/Paragraf 90

Bilagor

	Bilaga 1: DigiOne-samarbetsavtalet
	Bilaga 1.1: Beskrivning av betalningstrafik (Uppdaterad 01.12.2020)
	Bilaga 1.2: Ledningsmodell under projektet
	Bilaga 1.5: Resursplan för andra pionjärkommuner (på finska)
	Bilaga 1.8: Öppen källkodsstrategi (på finska)
	Bilaga 1.10: Preliminär ledningsmodell under utvecklings- och underhållsfasen (på finska)
	Bilaga 1.12: Utkast till ett kundinriktat serviceavtal (på finska)
	Bilaga 2: Lönsamhetsberäkning (på finska)
	Bilaga 3: Konsekvensanalys (på finska)
	Bilaga 4: Anslutningsavtalet

Svenska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik

§ 90

15.12.2020

 

DigiOne anslutningsavtal

 

395/02.08.00/2020

 

SUUS 15.12.2020 § 90

Mer information:

bildningsdirektör Heidi Backman, tfn 050 566 8800

lärmiljöutvecklare Taru Hakuinen, tfn 050 331 3371

IT-utvecklingschef för dataadministrationen

Tuija Gustavsson, tfn 050 337 4997

fornamn.efternamn@grankulla.fi

 

DigiOne-projektet

 

DigiOne-projektet implementerar en landsomfattande digital plattform som sammanför inlärnings- och utbildningssystem, och samlar på ett användarvänligt sätt all information, system och tjänster som används av läraren, eleven, rektor, vårdnadshavarna och administrationen. Målet för systemet är att för undervisningssektorn skapa ett landsomfattande digitalt ekosystem, dit även andra som ordnar utbildning och är aktiva inom branschen kan ansluta sig till, och som täcker tjänster allt från småbarnspedagogiken till andra stadiet. Målet är att skapa nytta för alla aktörer i ekosystemet. Den digitala plattformen skapas direkt från början på finska, svenska och engelska.

 

Projektets mål är att främja inlärning och skapa välmående på lång sikt. Detta beror också på de förändringar som krävs i de nya läroplanerna och de möjligheter som digitaliseringen medför, vars nyttjandebehov stärkts ännu mer under de exceptionella omständigheterna våren 2020.

 

Syftet med den digitala plattformen och ekosystemet som planeras och konstrueras i projektet är att stödja läraren att genomföra nya läroplaner och framtidens pedagogiska inriktning. Lokala och olika språkgruppers läroplaner kommer också att synliggöras i portalen. Målet är att hjälpa eleven att koncentrera sig på inlärningen och läraren på inlärningsstödet samt erbjuda mer jämlika utgångspunkter för inlärning. Med hjälp av den systemintegrerande serviceportalen söker man efter möjligheter att automatisera arbetet och samla in information från olika källor för att stödja ledande och beslutsfattande.

 

Vanda stads dataadministration och utbildningsväsende började år 2018 med en pilotstudie om att förnya inlärningens tjänste- och systemhelhet. Systemfältet som var i bruk var väldigt spretigt både funktionellt och tekniskt och av de nuvarande systemen är en del helt klart i slutet av sin livscykel. I undersökningen märkte man att den önskade helhetslösningen inte fanns tillgänglig på marknaden.

 

Vandas stadsstyrelse beslöt den 20 maj 2019 (11 §), att Vanda söker Business Finland Ab:s finansiering för DigiOne-projektet. Samtidigt band sig stadsstyrelsen till att, ifall Business Finland Ab finansierar projektet, deltar Vanda med en lika stor summa till finansieringen som Business Finland Ab. Den 18 juni 2019 fattade Business Finland Oy ett beslut (finansieringsbeslut för utveckling av offentliga aktörer 1147/31/2019), enligt vilket det kommer att bidra med 5,4 miljoner euro till finansieringen av projektet. Efter beslutet från Business Finland Oy har Vanda stadsstyrelses beslut om åtagande trätt i kraft och projektets uppskattade storlek är 10,8 miljoner euro.

 

Anslutningsavtal

 

Syftet med anslutningsavtalet är att avtala om Grankullas anslutning som en pionjärpart i samarbetsavtalet. Genom att underteckna detta avtal kommer Grankulla att bli en avtalsslutande part i samarbetsavtalet och få de rättigheter och skyldigheter som anges i samarbetsavtalet för den avtalsslutande parten som tillhör gruppen "Övriga pionjärkommuner".

 

Samarbetsavtal

 

Samarbetsavtalet utgör stadgarna för DigiOne-projektet.

 

Esbo, Uleåborg, Tammerfors, Åbo, Vanda och Tiera har ingått DigiOne Samarbetsavtalet xx.xx.2020 (nedan kallat "Samarbetsavtal"). Med samarbetsavtalet har städerna och Tiera kommit överens om konstruerandet av DigiOne-serviceplattformen för fostran och utbildning samt om samarbetet med vilket serviceplattformen och ekosystemet kring den kommer att implementeras.

 

Enligt samarbetsavalet kan man under projektets gång dessutom ansluta max tre pionjärkommuner till avtalet förutsatt att alla pionjärkommuner godkänner anslutningen och att anslutningen inte äventyrar Tieras interna position.

 

I avsnitt 7.7 i samarbetsavtalet anges följande angående anslutningen av nya pionjärer, på grund av vilka anslutningsavtalet utarbetades:

 

De kommuner som har gått med i avtalet som Pionjärkommuner efter ovan nämnda kommuner har samma rättigheter och skyldigheter som de Pionjärkommuner som gick med i den första fasen. Vid tidpunkten för anslutningen förtydligas beskrivningen av betalningstransaktioner i bilaga 1 till avtalet således, att abonnentens obligatoriska anslutningsavgift läggs till på det viset, att nya kommuners anslutning under projektfasen inte minskar de obligatoriska anslutningsavgifterna för Pionjärkommunerna som ursprungligen gick med, utan de obligatoriska anslutningsavgifterna kommer främst att användas för återbetalningar åt Pionjärkommunerna och vid behov i andra hand för att korrigera eventuella fel som finns i DigiOne och för att finansiera vidareutvecklingen av DigiOne.

 

Redan i början av projektet stod det klart att man vill ha med så många service- och systemleverantörer, kommuner och städer som möjligt, liksom andra aktörer inom området. Målet att utveckla ett nationellt skalbart system har också legat till grund för finansieringen av Business Finland Oy. Efter att projektet startat har Vanda, Esbo, Uleåborg, Tammerfors och Åbo (senare Pionjärkommuner) samt Kommunernas Tiera Oy (nedan kallad Tiera) avtalat om ett samarbetsavtal, varigenom Pionjärkommunerna och Tiera skapar DigiOne genom samarbete.

 

Samarbetet möjliggör omfattande totala besparingar inom kommunfältet, då kommunerna istället för att konstruera sina egna portaler samarbetar och kan använda Business Finland Ab:s finansiering på 5,4 miljoner euro, tillsammans med Vanda som värdkommun för projektet. Alla parter i ekosystemet har nytta av samarbetsavtalet, eftersom man kan ta i beaktande alla kommunanvändarnas behov i konstruktionsskedet samt erbjuda tredje parter, såsom producenter av olika lärotjänster, ett enhetligt och vida använt ekosystem på kommunfältet. Samarbetsavtalet och alla Pionjärkommuners deltagande i projektet garanterar även att undervisnings- och kulturministeriet, som för närvarande skapar spelregler för den digitala inlärningen, kan delta i rollen som blivande finansiär och rådgivare för utvecklingen av ekosystemet. På detta sätt beaktas också Pionjärkommunernas åsikter vid utarbetandet av nationell lagstiftning, förordningar och riktlinjer.

 

Samarbetsavtalet delas in i projektfas, fortsatt utvecklingsfas och underhållsfas.

 

Under projektfasen är det meningen att Pionjärkommunerna och Tiera ska utveckla DigiOne:s ekosystem och serviceportal tillsammans med de serviceproducenter som hör till ekosystemet, så att lösningen är i användning i flera kommuner och så att andra kommuner för sin del kan delta i de fortsatta utvecklingskostnaderna för DigiOne. Målet med projektet är inte att bringa vinst, utan att skapa en gemensam serviceportal som underlättar kommunernas småbarnspedagogik och producerandet av utbildningstjänster och att skapa ett ekosystem kring den.

 

Efter att man gått över till den fortsatta utvecklingsfasen och underhållsfasen, överlåts DigiOne till Tieras administration och tjänsten utvecklas med målet att få ekosystemet i så bred användning som möjligt. Tiera marknadsför tjänsten till sina egna ägarkunder. Då nya kommuner ansluter sig till DigiOne, förbinder sig Tiera till att använda anslutningsavgifterna för vidareutveckling av ekosystemet. Projektet har också förhandlat om eventuell annan finansiering för vidare utveckling.

 

Samarbetsavtalets innehåll

 

Enligt samarbetsavtalet styr Pionjärkommunerna och Tiera projektet genom en gemensam styrgrupp såväl som genom andra institutioner i projektledningsmodellen. I samarbetsavtalet kommer parterna överens om ett förfaringssätt som påminner om en alliansmodell, där parterna förbinder sig att arbeta enligt principen DigiOne:s bästa och att gemensamt bära ansvaret för projektet.

 

Under vidareutvecklingsfasen och underhållsfasen administreras DigiOne enligt Tieras administrationsmodell så att man formar en egen affärsverksamhetsenhet kring DigiOne.

 

Enligt samarbetsavtalet är de mest centrala uppgifterna för DigiOne-projektet

 

-	Definiera DigiOne utöver den miniminivå som beskrivs i servicemodellen och utforma DigiOne i enlighet med den ledningsmodell som definieras i samarbetsavtalet;
-	Implementera DigiOne, en delmängd i taget, enligt smidiga metoder och produktivisering av tjänsten för de som ansluter sig, med hänsyn till olika servicebehov;
-	Genomföra pilotprojekt av delmängderna i Vanda och vid behov i andra Pionjärkommuner.

 

Pionjärkommunernas uppgifter under projektfasen inkluderar betalning av anslutningsavgifter och underhåll och andra betalningar enligt avtalet, att göra resurserna enligt avtalet tillgängliga för projektet och att delta i den gemensamma förvaltningen av projektet enligt avtalets administrationsmodell.

 

Vanda fungerar som värdkommun för projektet, så Vandas uppgift under projektfasen är att implementera riktlinjerna för styrgruppen och andra organ i ledningsmodellen under projektet så att projektet genomförs i enlighet med avtalet, projektplanen och finansieringsvillkoren.

 

Tiera kommer att göra de resurser som beskrivs i avtalets resursplan tillgängliga för projektet kostnadsfritt eller mot en avgift som anges i resursplanen, och kommer att tillhandahålla uppdateringar och utvecklingsarbete för Tiera-integrationsplattformen och integrationsplattformen för användning av DigiOne-ekosystemet.

 

Då projektet avslutats och vidareutvecklings- och underhållsfasen börjar flyttas ägandet över till Tiera. Tiera sköter om ibruktagningarna av DigiOne, anslutnings- och helhetsmässigt. Dessutom sköter Tiera om administration, marknadsföring och vidareutveckling samt att föra tjänsten vidare till riksomfattande användning. I avtalet åtar sig Pionjärerna att använda DigiOne och göra underhållsbetalningar till Tiera fram till slutet av 2028.

 

Eftersom detta är ett samarbetsavtal om DigiOne-ekosystemet som ska utvecklas för parternas gemensamma användning, kan avtalet inte sägas upp, utan Pionjärkommunerna och Tiera har åtagit sig avtalets skyldigheter fram till 2028. Uppsägning av avtalet är endast möjligt på grund av ett väsentligt avtalsbrott av den andra parten. Samarbetsavtalet innehåller en förhandlingsskyldighet vid projektstörningar.

 

Parternas betalningsskyldigheter och pionjäråterbetalning till Vanda

 

Anslutningsavgiften per anslutare är 20 000 euro/anslutare. Dessutom betalas en andel på 10 euro/elev

 

De obligatoriska anslutningsavgifterna för Pionjärkommuner är enligt aktuella elevantal räknat på följande sätt:

 

 

Grundunderhållsavgiften under projektfasen är 1 euro/elev/månad och 10 % av det betalas under projektfasen för Pionjärkommunernas grundskole- och gymnasieelever. Grundunderhållsavgiften betalas från den stunden, då den första delmängden i projektet har överlåtits åt Tiera. Om en Pionjärkommun dessutom har tagit DigiOne i produktionsanvändning för förskoleundervisning eller yrkesutbildning under projektfasen, ska Pionjärkommunen betala en grundunderhållsavgift för dessa elever från det faktiska antalet elever från början av deras produktionsanvändning.

 

Styrgruppen har befogenheter att göra linjedragningar för storleken av underhållsavgiften för att motsvara reella utgifter eller avbrytande av projektet. Målnivån för underhållsavgiften i vidareutvecklings- och underhållsfasen är 12 euro/elev/år för DigiOne-plattformen, DigiOne-tjänster och DigiOne-ekosystemet och 4-6 euro/elev/år för DigiOne-inflytelserika tjänster.

 

Eftersom Vanda ansvarar för projektets kassaflöde och betalar projektkostnaderna kommer Vanda att ersättas som en pionjär för de investeringskostnader den lagt ut, minus Vandas anslutningsavgifter, dvs. totalt cirka 4,2 miljoner euro.

 

Utkastet till anslutningsavtalet med dess bilagor, den preliminära konsekvensbedömningen av projektet och jämförelsen av genomförandealternativen bifogas detta förslag om beslut.

 

Ärendet godkändes av det finska utskottet för undervisning och småbarnspedagogik den 9 december 2020 och behandlas enligt planerna i stadsstyrelsen den 11 januari 2021. DigiOne är ett av utbildningsprojekten i utkastet till digitaliseringsprogram för 2021-23 (SUUS 17.11.2020, SOVV 11.11.2020), som kommer att behandlas av stadsstyrelsen senare.

 

Bilagor:

 

1	DigiOne-samarbetsavtalet och dess bilagor:
1.1.	Beskrivning av betalningstrafik (Uppdaterad 01.12.2020)
1.2.	Ledningsmodell under projektet
1.5.	Resursplan för andra pionjärkommuner (på finska)
1.8.	Öppen källkodsstrategi (på finska)
1.10.	Preliminär ledningsmodell under utvecklings- och underhållsfasen (på finska)
1.12.	Utkast till ett kundinriktat serviceavtal (på finska)
2	Lönsamhetsberäkning (på finska)
3	Konsekvensanalys (på finska)
4	Anslutningsavtalet

 

Bilagor (endast för utskottets medlemmar):

 

1.3.	Tabell över ansvarsfördelning mellan DigiOne och Tiera (konfidentiellt enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet).
1.4.	Resurs- och serviceplan samt prislistan Tiera och tilläggsändring till bilagan 1.4.1 (konfidentiellt enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). (på finska)
1.6.	Tjänstenivåbeskrivning av IKT-tjänster för integrationsplattformstjänster (konfidentiellt enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). (på finska)
1.7.	Servicemodell (konfidentiellt enligt 24 § 1 mom. 17 och 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). (på finska)
1.9.	Preliminär projektplan 9.6.2020 utan bilagor (konfidentiellt enligt 24 § 1 mom. 17 och 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). (på finska)
1.11.	Preliminär affärsplan för Tieras undervisning och utbildning (konfidentiellt enligt 24 § 1 mom. 20 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet). (på finska)

 

Bildningsdirektören:

Utskottet beslutar att föreslå att STS beslutar

 

a)	att godkänna DigiOne-anslutningsavtalet i enlighet med bilagan och med förbehåll för att de andra Pionjärkommunerna godkänner anslutningsavtalet bemyndiga stadsdirektören att underteckna anslutningsavtalet och göra mindre tekniska ändringar i samarbetsavtalet;
b)	att bemyndiga stadsdirektören, med förbehåll för att alla Pionjärkommuner godkänner ändringen, att underteckna en ändring av samarbetsavtalet, som gör det möjligt för en ny kommunal operatör att ansluta sig till samarbetsavtalet i enlighet med de ursprungliga villkoren i avtalet;
c)	att utse bildningsdirektören till medlem i DigiOne-projektets styrgrupp och konstatera att bildningsdirektören utse representanter till andra organ i linje med projektledningsmodellen;
d)	att bemyndiga den behöriga tjänstemannen eller institutionen i Vanda stad att godkänna och underteckna upphandlingsbesluten och besluten i DigiOne-projektet. Dessutom har den behöriga tjänstemannen eller institutionen i Vanda stad behörighet att behandla och fatta beslut om en eventuell begäran om upphandlingsjustering och att lämna in svar till marknadsdomstolen och högsta förvaltningsdomstolen efter ett eventuellt överklagande.

 

Utskottet föreslår att stadsstyrelsen föreslår att stadsfullmäktige godkänner en tilläggsbudget på 99 400 euro för bildningens förvaltning till budgeten 2021.

 

..........

 

Ordförande Colliander-Nyman föreslog understödd av viceordförande Hammarberg återremiss av ärendet för beredning.

 

Förslaget godkändes enhälligt.

 

Utskottet önskar följande tilläggsutredningar i ärendet:

 

-	tidpunktsalternativen för anslutning till avtalet; under vilken tidsperiod är det möjligt att ansluta sig till avtalet? Vilka är Grankullas olika alternativ för anslutning till avtalet?
-	motiveringar för anslutning nu respektive senare.
-	finansieringen; hur finansieras deltagandet, presentation av finansieringsförslag?
-	presentation av kostnadskalkyler; kostnadsjämförelser DigiOne jämfört med kostnader för de motsvarande nuvarande systemen i bruk.
-	presentation av Grankullas arrangemang, t.ex. projektansvarig, under själva projekttiden.

 

Beslut:

Utskottet beslutade enhälligt remittering av ärendet för beredning.

 

Utskottet önskar följande tilläggsutredningar i ärendet:

 

-	tidpunktsalternativen för anslutning till avtalet; under vilken tidsperiod är det möjligt att ansluta sig till avtalet? Vilka är Grankullas olika alternativ för anslutning till avtalet?
-	motiveringar för anslutning nu respektive senare.
-	finansieringen; hur finansieras deltagandet, presentation av finansieringsförslag?
-	presentation av kostnadskalkyler; kostnadsjämförelser DigiOne jämfört med kostnader för de motsvarande nuvarande systemen i bruk.
-	presentation av Grankullas arrangemang, t.ex. projektansvarig, under själva projekttiden.