Svenska nämnden för undervisning och småbarnsfostran
Protokoll 08.06.2016/Paragraf 55

Bilagor

Principerna för uthyrning av lokaler som bildningssektorn förvaltar

Svenska nämnden för undervisning och småbarnsfostran

§ 55

08.06.2016

 

Bildningssektorns uthyrningsprinciper

 

212/10.03.02/2016

 

SUS 08.06.2016 § 55

Mer information:

bildningsdirektör Heidi Backman, tfn 09 5056 825

fornamn.efternamn@grankulla.fi

 

Det primära syftet med de lokaler som förvaltas av bildningssektorn är användning för serviceverksamheten inom bildningssektorns kärnverksamhet (verksamhet i egen regi eller köpta tjänster), för annan verksamhet inom bildningssektorn (t.ex. den grundläggande undervisningen i konstämnen), samt för serviceverksamhet inom stadens övriga sektorer. Ett betydande kapital har investerats i de lokaler som förvaltas av bildningssektorn. Bildningssektorn har som mål att erbjuda de lokaler sektorn förvaltar, både nuvarande och framtida, för en så effektiv och omfattande användning som möjligt då det gäller sådana lokaler som lämpar sig även för verksamhet utanför den egna kärnverksamheten.

 

Hittills har varje enskild enhet, t.ex. en skola, idrottstjänsterna eller kulturtjänsterna, varit ansvarig för uthyrningen av de lokaler enheten förvaltar. Varje skola har haft egna vaktmästare för kvällar och veckoslut, med rektorn som chef. Idrottsanläggningsföreståndarna eller fastighetsskötarna har skött vaktmästaruppgifterna vid idrottsanläggningarna. Inom kulturtjänsterna har kulturproducenten och stadshusets vaktmästare ordnat med vaktmästartjänsterna. Stadens bildningstjänster sammanfördes till en egen sektor från och med början av 2013 och därmed är det också motiverat att centralisera uthyrnings- och vaktmästartjänsterna. Motiveringarna för förändringen och för de nya uthyrningsprinciperna är:

 

Kundorienteringen

Principen med alla tjänster över en disk - klienten får alla tjänster hos samma instans oberoende vilken fastighet saken gäller. Enhetliga principer och sakkunnig personal garanterar ännu större precision i serviceutbudet. Överlappningar och missförstånd kunde lättare undvikas och informationsgången skulle förbättras. Marknadsföringen av lokalerna skulle bli effektivare.

 

Säkerhet

Vaktmästartjänsterna i alla bildningssektorns lokaler borde organiseras som en helhet med beaktande av lokalernas särdrag. I nuläget har t.ex. daghemmen inga vaktmästartjänster. Den nuvarande verksamhetsmodellen kan med fördel göras effektivare.

 

Tydlig ansvarsfördelning

Idrottstjänsterna skulle ha ansvar för att dela ut bokningar och hyra ut bildningssektorns lokaler för fritidsbruk, samt ta hand om de vaktmästartjänster som behövs. En av vaktmästarna skulle ha hand om all ljud- och ljusteknik så att tjänsten kan tillhandahållas på ett kunnigt och kostnadseffektivt sätt.

 

Rektorerna och daghemsföreståndarna har inte enligt tjänstekollektivavtalen ansvar för fritidsverksamheten och det är inte ändamålsenligt att tänka sig att de skulle ha ansvar för lokalerna dygnet runt.

 

Produktivitet och ekonomi

Målet med den nya centraliserade uthyrnings- och vaktmästarverksamheten är att användningen av bildningssektorns lokaler ska var effektiv och produktiviteten ska förbättras. Kostnadsstället för skolornas kvälls- och veckoslutsvaktmästare bör flyttas. I nuläget läggs kostnaderna på skolförvaltningen trots att de i praktiken hör till fritidstjänsterna. Ett tydligare system skulle göra att både vaktmästarna och lokalerna kan utnyttjas på ett effektivare sätt. Det vore ändamålsenligt att införa enhetliga principer för hyror och fakturering och detta skulle också ge staden tilläggsinkomster om uppskattningsvis 30 000 euro på årsnivå.

 

T.ex. i Sibbo tillämpas ett motsvarande system där en enhet koordinerar uthyrningen av alla lokaler. Lokalerna kan reserveras via webbtjänsten www.sipootalo.fi, där man också kan ingå ett avtal och sköta fakturan. Systemet kommunicerar med stadens faktureringssystem.

 

Möjligheten att skaffa en ny e-tjänst för uthyrning av lokaler undersöks som bäst. Systemet som är i bruk i Sibbo skulle ge mervärde bl.a. genom att det ökar lokalernas synlighet och är användarvänligt. Möjligheten att hyra lokaler via samma system kunde dessutom utsträckas också till de föreningar och företag som verkar i kommunen.

 

Enligt Grankulla stads förvaltningsstadga (STF 17.9.2012, § 48, i kraft fr.o.m. 1.1.2013) ingår det i nämndernas allmänna beslutanderätt att godkänna principerna för uthyrning eller annan överlåtelse av områden, byggnader och lokaliteter samt till dessa hörande anläggningar som nämnden förvaltar, samt att besluta om uthyrning av fast och lös egendom som nämnden förvaltar, om inte uppgiften getts till någon annan myndighet.

 

Ändringar som behövs:

 

-	Vaktmästarbefattningarna ska flyttas från skolorna till idrottstjänsterna   Sju befattningar för kvälls- och veckoslutsvaktmästare flyttas från skolorna till idrottstjänsterna och en befattning ändras till en befattning för lokalkoordinator fr.o.m. 1.1.2017.
-	Lokalkoordinatorn har en heltidsbefattning med uppgiften att ta hand om kungörelser, kundtjänst, behovskoordinering och preliminär utdelning av tider till alla lokaler som förvaltas av bildningssektorn. Lokalkoordinatorn bereder hyresavtalen och tar hand om faktureringen tillsammans med byråsekreteraren för kultur- och fritidstjänsterna enligt anvisningarna som ges av drätselkontoret. Målet är ett system som frigör en hel del arbetstid. Möjligheten att skaffa en ny e-tjänst undersöks som bäst.
-	Beslutanderätten om delegering kommer i den nya förvaltningsstadgan att överföras till idrottstjänsterna. Hall- och planmästaren ansvarar för att dela ut tiderna och undertecknar även avtalen och är lokalkoordinatorns och kvälls- och veckoslutsvaktmästarnas närmaste chef. Lokalkoordinatorns och kvälls- och veckoslutsvaktmästarnas arbetsbilder definieras närmare och arbetstimmarna anpassas enligt behovet.
-	Kostnaderna överförs från skolorna till idrottstjänsterna.   Inget behov av tilläggsanslag eftersom mer specifik och effektiv service kommer att produceras med de nuvarande resurserna. En centraliserad fakturering med större exakthet än tidigare kommer också att inverka positivt på hyresinkomsterna.

 

I enlighet med förvaltningsstadgan kommer nämnderna även i fortsättningen att besluta om hyrorna.

 

Uthyrningsprinciperna för de lokaler som förvaltas av bildningssektorn behandlas i bildningssektorns nämnder enligt följande:

 

svenska nämnden för undervisning och småbarnsfostran	8.6.2016
finska nämnden för undervisning och småbarnsfostran	8.6.2016
bildningsnämnden	14.6.2016
idrottsnämnden	14.6.2016
ungdomsnämnden	14.6.2016

 

Bilaga: Principerna för uthyrning av lokaler som bildningssektorn förvaltar

 

Bildningsdirektören:

Svenska nämnden för undervisning och småbarnsfostran godkänner för egen del principerna för uthyrning av lokaler som bildningssektorn förvaltar. Principerna träder i kraft 1.8.2016.

 

Beslut:

 

Enligt beslutsförslaget.