Rakennuslautakunta
Protokoll 23.11.2016/Paragraf 77

Sähköisen pysyväisarkiston käyttöönotto rakennusvalvonnan osalta

200/00.04.01/2015

RAKL 23.11.2016 § 77

Lisätiedot:

rakennustarkastaja Sirkka Lamberg, puh. 09 5056 211

kaupunginlakimies Lena Filipsson-Korento, puh. 09 5056 239

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Rakennuslautakunta on talousarviossaan vuodelle 2017 esittänyt tärkeimmäksi tavoitteekseen kehittää sähköistä palvelua, niin lupaprosessin osalta, kuin myös sähköisen arkistoinnin osalta. Tähän liittyvät kustannukset on huomioitu vuoden 2017 talousarviossa.

Rakennusvalvonta siirtyi sähköiseen luvanhakuun vuoden 2016 alusta. Lupapiste on otettu käyttöön kaikkiin rakennusvalvontaviranomaisen myöntämiin lupatyyppeihin. Vuoden 2016 aikana lupapisteen kautta on tullut 80% kaikista hakemuksista. Sähköinen luvanhakujärjestelmä on koettu siis hyvin toimivaksi järjestelmäksi. Palaute, sekä rakentajilta, että suunnittelijoilta, on ollut lähes ainoastaan positiivista.

Seuraava askel lupaprosessin sähköistämiseksi on sähköisen arkiston käyttöönottoa.

Sähköisen lupajärjestelmän Lupapisteen sähköisen pysyväisarkiston kehittämishanke on valmistunut kesällä 2016 ja Arkistolaitos antoi 13.5.2016 rakennusvalvonnan pysyvää sähköistä säilyttämistä koskevan päätöksen koko kuntasektoria koskevana päätöksenä (päätös oheismateriaalina). Arkistolaitoksen lupa kaikille kunnille merkitsee sitä, ettei yksittäisten kuntien enää tarvitse käynnistää omaa seulontapäätöksen hakuprosessia arkistolaitokselta.

Kauniaisten kaupungin arkistotoimen toimintasääntö (KH 18.6.1997 § 214, voimaan 1.7.1997 ):

§ 2 (Arkistotoimi): Arkistotoimen järjestäminen kuuluu kaupunginhallitukselle.

§ 4 (Toimivalta ja tehtävät): Kaupunginhallitus ratkaisee kaupungin arkistotoimen yleistä järjestelyä koskevat asiat. Hallintopäällikkö hyväksyy arkistonmuodostussuunnitelmat.

§ 7 (Tietojärjestelmien ja tiedostojen dokumentointi): ATK-aineistot tulee dokumentoida kansallisarkiston antamien kulloinkin voimassa olevien määräysten mukaisesti ja säilyttää keskusarkistossa. Dokumentoinnista vastaa atk-asiantuntija.

§ 11 (Asiakirjojen arkistokelpoisuus ja säilytystavat): Pysyvään säilytykseen määrätyt tiedot on tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja menetelmiä käyttäen noudattaen kansallisarkiston antamia ohjeita.

(toimintasääntö kokonaisuudessaan oheismateriaalina)

Toimintasääntö antaa siis mahdollisuuden sähköiseen arkistointiin, kun se toteutetaan kansallisarkiston antamien ohjeiden mukaisesti. Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto on siis mahdollista ilman toimintasäännön muuttamista.

Sähköisen arkistoinnin myötä tilantarve arkistolle pienenee, mahdollisesti poistuu, ajan myötä. Sähköinen arkistointi tuo myös materiaalisäästöjä paperitulosteiden vähentyessä. Lisäksi arkistointi helpottuu, koska kaikki lupamateriaali siirtyy sähköiseen arkistoon vaivatta sähköisesti. Iso etu sähköisestä arkistosta on tulevaisuudessa siinä, että arkistomateriaali on asiakkaalle/kuntalaiselle helposti saatavissa ja löydettävissä.

Lupapisteeseen on luotu sähköinen arkisto siten, että kaikki lupapisteen kautta haetut luvat arkistoituvat sähköisesti. Myös taannehtivasti niin, että sekin lupamateriaali, joka on jätetty lupapisteeseen ennen sähköisen arkistointiosion käyttöönottoa, muodostaa sähköistä arkistomateriaalia.

Järjestelmän hankkimisesta tehdään erillinen hankintapäätös kaupungin hankintaohjeistusta noudattaen.

EHDOTUS:

Rakennuslautakunta päättää esittää, että KH hyväksyy sähköisen arkistoinnin käyttöönottamisen kaupungin rakennusvalvonnassa.

Päätös:

Päätösehdotus hyväksyttiin.