Sivistyslautakunta
Protokoll 23.05.2017/Paragraf 20

Vallmogårdin pitopalvelutoimijan valitseminen 2017-2020

140/02.08.00/2017

SIVLK 23.05.2017 § 20

Lisätiedot:

Anders Lindholm-Ahlefelt, kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö puh 050 559 9580

Richard Silin, kulttuurituottaja, puh 050 559 9580

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Lautakuntien yleiseen toimivaltaan kuuluu kaupungin hallintosäännön mukaan hyväksyä hallinnassaan olevien alueiden, rakennusten, huonetilojen ja näihin kuuluvien laitteiden vuokralle tai muuhun käyttöön luovuttamisen periaatteet.

Vallmogårdissa järjestettävien tilaisuuksien pitopalvelusta vastaa Kauniaisten kaupungin kilpailuttama ja valitsema pitopalveluyritys. Pitopalvelutoimija hoitaa myös tilaisuuksien järjestelyjä ja toimijalla on käyttöoikeus keittiötilaan sekä siihen kuuluvaan sosiaalitilaan.

Kulttuuripalvelut järjestivät tarjouskilpailun Vallmogårdin pitopalvelun järjestämisestä, joka julkaistiin kaupungin nettisivuilla 25.4.2017. Kyseessä on käyttöoikeussopimus, joka alittaa hankintalain kansallisen kynnysarvon (500 000€). Kaupunki siirtää palvelujen tarjoamisen ja hallinnoimisen, sekä siihen toiminnallisen riskin yhdelle toimittajalle ja jossa siirtäminen vastikkeena on palvelujen käyttöoikeus ja maksu yhdessä. Tarjouspyyntö lähetettiin myös sähköpostitse kahdeksalle (8) pitopalveluyritykselle: Juhlapalvelu Premium Catering, Runda Munken, Chefs Gourmet Catering, Share Catering, Sweet Pepper, BC Catering, Ruokalähettiläs ja Bastion Catering. Kaikilla em. yrityksillä on kokemusta pitopalvelun järjestämisestä ja toimimisesta kulttuurihistoriallisesti merkittävissä kohteissa (Ritarihuone, Espoon kartano, Soutupaviljonki, Kilta -sali jne.).

Tarjouksen määräaikaan 17.5.2017 klo 12.00 mennessä saapui 1 tarjous. Tarjoava yritys oli LIV-Consulting Oy/Premium Catering Y-tunnus: 0915965-9.

LIV-Consulting Oy:n tarjous ei kaikilta osin täytä tarjouspynnön päivitettyjä kelpoisuusehtoja ja näin ollen hankintapäätöstä ei voi tehdä tämän perusteella kunnes tarjous on täydennetty.

Vallmogårdin pitopalvelun käyttöoikeussopimus antaa yksinoikeuden yhdelle pitopalveluyritykselle harjoittaa tilassa säännöllistä ja maksullista pito- ja juhlapalvelutoimintaa, kyseessä on ravitsemusliike, jolloin alkoholin tarjoiluun tarvitaan anniskelulupa eikä asiakas voi tuoda omia alkoholijuomia. Tarjouskilpailun yhteydessä kulttuuripalvelut konsultoivat aluehallintovirastoa (Avi) anniskelulupa -asiassa sekä alkoholilain tulkinnassa koskien Vallmogårdin juhla- ja pitopalvelutoimintaa. Avin kanta oli, että mikäli yksi tai useampi pitopalveluyritys hallinnoi kyseistä tilaa vuokrasopimuksen tai muun sopimuksen kautta tai harjoittaa tilassa säännöllisesti maksullista pito- ja juhlapalvelutoimintaa, on kyseessä ravitsemusliike, jolloin alkoholilaki rajoittaa omien alkoholijuomien nauttimista kyseisessä tilassa.

Tämä tarkoittaa sitä, että Vallmogårdin vuokra- ja juhlatoiminnan osalta on kaksi vaihtoehtoa:

1.Sivistyslautakunta päättää valita LIV-Consulting Oy/Premium Catering Vallmogårdin pitopalvelutoimijaksi 1.7.2017-30.6.2020, siten kun puutteeliset asiakirjat on toimitettu ja käsitelty. Tällöin Vallmogårdissa toimii yksi pitopalvelutoimija yksinoikeudella, jolloin juhlakerros on anniskelualuetta ja asiakas tulisi hankkia alkoholilliset ja alkoholittomat juomat pitopalvelutoimijalta. Tämä vaikuttaisi todennäköisesti tilaisuuksien määrään kielteisesti, koska asiakkaan näkökulmasta on edullisempi hankkia juomansa itse. Tällä olisi myös suoranaisia taloudellisia vaikutuksia kulttuuripalvelujen käyttötalouteen, pienentyneinä vuokratuloina.

2. Kilpailutuksen keskeyttäminen, jolloin kulttuuripalvelut vuokraisi jatkossa Vallmogårdin juhlakerrosta ilman pitopalvelua ja asiakkaat saisivat itse valita tilaisuutensa ruokapalvelujen toimittajaa. Tällainen käytäntö on jo Villa Junghansissa ja Villa Frosteruksessa ja mahdollistaisi juhlakerroksen aktiviisempaa käyttöä. Tällöin asiakkailla olisi myös mahdollisuus tuoda omia alkoholijuomia Vallmogårdiin. Tämä vaikuttaisi kulttuuripalvelujen tuloihin, toimintamallista riippuen.

Tämä edellyttää myös, että kulttuuripalvelut tekee suunnitelman siitä, mitä juhlakerroksen irtaimiston kanssa tulisi tehdä ja miten voidaan taata, että historiallinen esineistö ei vaarannu tai vahingoitu.

Sivistystoimenjohtaja:

Sivistyslautakunta päättää keskeyttää Vallmogårdin pitopalvelun tarjouskilpailun ja toteaa, että jatkossa sovelletaan samaa toimintamallia kuin Villa Junghansissa ja Villa Frosteruksessa jolloin asiakas voi itse valita pitopalvelutoimittajan tilaisuuksiin. Tilavaraukset tehdään jatkossa keskitetysti, sivistystoimen tilahallintajärjestelmän kautta.

----------------------------------

Jäsen Tuohioja ehdotti jäsen Nybergin kannattamana että lautakunta päättää Vallmogårdin vuokra- ja juhlatoiminnan osalta vaihtoehdon 1 mukaisesti. Lautakunta päätti yksimielisesti tästä.

Päätös:

Sivistyslautakunta päättää valita LIV-Consulting Oy/Premium Catering Vallmogårdin pitopalvelutoimijaksi 1.7.2017-30.6.2020, ehtona että puutteelliset asiakirjat toimitetaan ja käsitellään virkamiestyönä. Tällöin Vallmogårdissa toimii yksi pitopalvelutoimija yksinoikeudella, jolloin juhlakerros on anniskelualuetta ja asiakas ostaa alkoholilliset ja alkoholittomat juomat pitopalvelutoimijalta.