Kaupunginhallitus
Protokoll 19.11.2018/Paragraf 181

Kauniaisten kaupungin osallisuusohjelma ja viestintäohje 2019-2022

394/00.01.02/2018, 346/07.00.00/2017

KH 19.11.2018 § 181

Lisätiedot:

hallintopäällikkö Camilla Söderström, puh. 050 411 0205

tiedotussihteeri Markus Jahnsson, puh. 050 581 0500

etunimi.sukunimi@kauniainen.fi

Kauniaisten kaupunginvaltuusto on 12.3.2018 hyväksynyt kaupunkistrategian vuosille 2018-2022. Yksi viidestä teemasta on Kuntalainen keskiössä. Teeman alla on neljä tavoitetta, joista yksi on osallisuusohjelman laatiminen vuonna 2018. Kaupunkistrategian mukaan osallisuusohjelman tavoitteina ovat seuraavat asiat:

Kauniaisten kaupungin osallisuusohjelman on laatinut kaupunginjohtajan asettama poikkihallinnollinen työryhmä. Ohjelman valmistelutyöryhmään ovat kuuluneet tiedotussihteeri Markus Jahnsson, palvelukeskuksen esimies Marianne Ekholm, kuntatekniikkapäällikkö Jaakko Koivunurmi, kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö Anders Lindholm-Ahlefelt sekä hallintopäällikkö Camilla Söderström (sihteeri ja koordinaattori).

Kauniaisten kaupunginhallitus palautti 18.12.2017 § 272 kaupungin viestintäohjeen valmisteluun, muun muassa mahdollisimman selkeän vastuunjaon (luottamushenkilöt, poliittinen johto, viranhaltijat) ja strategisten viestintämenetelmien sisällyttämiseksi ohjeeseen sekä kaupungin strategiaan sisällytettävien linjausten huomioimiseksi. Koska osallisuus ja viestintä tukevat toisiaan, virkamiestasolla päätettiin yhdistää osallisuusohjelma ja viestintäohje samaan asiakirjaan.

Osallisuusohjelma on lähetetty lausuntokierrokselle toimialojen johtoryhmille, vammais- ja vanhusneuvostoille sekä nuorisovaltuustolle, ja sitä on esitelty yhteistoimintaelimelle. Osallisuusohjelman laadinnassa on otettu mallia eri kuntien ja maakuntien vastaavista ohjelmista, ja käytännön osallistamisohjeissa on lainattu hyviä käytäntöjä Ruotsista. Laadinnan oheismateriaalina syntyi myös lista niistä osallisuusmenetelmistä, mitä Kauniaisten kaupungissa on jo käytössä.

Ohje laadittiin kahdesta näkökulmasta; kaupungin palveluihin liittyvä osallistuminen ja vaikuttaminen, sekä osallistuminen ja vaikuttaminen päätöksentekoon. Lisäksi laadittiin konkreettisia ja kaupunkistrategiaan sidoksissa olevia kehittämistavoitteita vuosille 2019-2022.

Viestintäohje laadittiin edellisen yleisohjeen sijasta käytännön näkökulmasta. Viestintäympäristö muuttuu ja kehittyy nopeasti, eritoten verkkoviestintä. Sosiaalinen media on tullut kiinteäksi osaksi verkkoviestintää ja yhä useammin myös kuntaviestinnän arkea. Kaupungin kriisiviestintäohje päivitetään erikseen.

Viestinnän painopiste siirtyy yhä enenevissä määrin ennakoivaan tai varhaisen vaiheen viestintään. Asioista kerrotaan jo valmisteluvaiheessa, jotta päätöksenteon läpinäkyväisyys toteutuu ja kuntalaisten ja asiakkaiden osallisuusmahdollisuudet voidaan taata.

Liitteenä olevassa osallisuusohjelmassa on myös 10 kohdan muistilista käytännön osallistamista varten. Hyväksytyn viestintäohjeen perusteella laaditaan lyhyt ja selkeä viestinnän huoneentaulu.

Kaupungin viestintää on jo kehitetty mm. nimeämällä kaupunginkansliaan neljän hengen viestintäryhmä, jota vetää kaupungin tiedottaja. Laajennettuun viestintäryhmään kutsutaan toimialojen viestintävastaavat ja HR. Viestintäryhmä kehittää kaupungin ulkoista ja sisäistä viestintää, kaupungin kotisivuja ja intraa, antaa neuvoa ja ottaa kantaa ajankohtaisiin asioihin.

KJ:

KH hyväksyy liitteenä olevan Kauniaisten kaupungin osallisuusohjelman ja viestintäohjeen 2019-2022.

..........

Keskustelun alettua esittelijä muutti osallisuusohjelman sivulla 7, Kehittämisehdotuksia-taulukon neljännen kohdan kuulumaan seuraavasti: "Valmistelun ja päätöksenteon avoimuus ja näkyvyys", sekä sivun 8 viimeisen lauseen kuulumaan "Paras idea voidaan toteuttaa".

Varapuheenjohtaja Rintamäki-Ovaska ehdotti, että sivulle 13, viimeisen kappaleen ensimmäisen lauseen jälkeen lisätään lause "Tämä näkyy siten, että viranhaltija on esimerkiksi velvollinen vastaamaan kuntalaisen yhteydenottopyyntöön kohtuullisessa ajassa".

Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Päätös:

KH hyväksyi liitteenä olevan Kauniaisten kaupungin osallisuusohjelman ja viestintäohjeen 2019-2022, yllämainituin korjauksin ja lisäyksin.