Stadsfullmäktige
Protokoll 23.03.2020/Paragraf 12

Komplettering av bestämmelserna i förvaltningsstadgan om sätten att fatta beslut i organ

270/00.01.01/2016

STF 23.03.2020 § 12

Mer information:

stadssekreterare Gun Söderlund, tfn 050 370 8238

fornamn.efternamn@grankulla.fi

98 § i kommunallagen ger möjlighet till

Innan de nya formerna för elektroniskt sammanträde och elektroniskt beslutsförfarande kan tas i bruk måste bestämmelser om det som ansluter till sådana sammanträden och förfaranden tas in i förvaltningsstadgan.

I den uppdaterade versionen av förvaltningsstadgan som just nu är på remiss ingår ett förslag om möjligheten att fatta beslut genom ett slutet elektroniskt beslutsförfarande före sammanträdet. Däremot hade inte möjligheten att införa sammanträde i en elektronisk miljö, dvs. elektroniskt sammanträde, förts in i förvaltningsstadgan bl.a. för att avstånden är korta i Grankulla och behovet ansågs vara litet. De senaste dagarnas händelser har dock utvisat att i undantagsförhållanden kan också elektroniska sammanträden behövas.

Vid elektroniska sammanträden och i elektroniskt beslutsförfarande ska kommunen sörja för informationssäkerheten och för att utomstående inte har tillgång till sekretessbelagda uppgifter. Det är särskilt viktigt att fästa uppmärksamhet vid hanteringen av sekretessbelagda uppgifter. Dokument som innehåller sekretessbelagda uppgifter kan inte sändas eller diskuteras annat än via en skyddad dataförbindelse. Vid ett elektroniskt sammanträde krävs det att de som konstateras vara närvarande står i bild- och ljudförbindelse med varandra på lika villkor (99 § i kommunallagen). I praktiken bör datasäkerheten beaktas redan då man planerar och anskaffar digitala system för sammanträden och beslutsfattande.

Ett elektroniskt sammanträde kan hållas via ett lämpligt datasystem eller som ett möte på distans. Mötesförfarandet på ett elektroniskt sammanträde är samma som på ett vanligt möte. Skillnaden är att deltagarna inte är fysiskt närvarande i mötesrummet. Lagen kräver inte att ordföranden och sekreteraren deltar i mötet på någon specifik plats.

Både ett offentligt möte och ett möte som är stängt för allmänheten kan ordnas som ett elektroniskt sammanträde. För att offentlighetsprincipen ska uppfyllas ska dock allmänheten kunna följa organens offentliga sammanträden också till den del någon deltar i ett sammanträde på elektronisk väg. Fullmäktiges sammanträden omfattas inte av möjligheten till elektroniskt beslutsförfarande.

Elektroniskt beslutsförfarande förutsätter ett lämpligt datatekniskt system. Det kan vara t.ex. ett slutet datasystem, som varje medlem i organet kan logga in i på ett säkert sätt via det offentliga datanätet. Organens medlemmar ska kunna identifieras på ett tillförlitligt sätt enligt bestämmelserna i lagen om stark autentisering och betrodda elektroniska tjänster (617/2009). Datasystemet som används ska vara slutet och dataförbindelserna som används ska vara skyddade.

Kommunen och organen bedömer vilka ärenden som kan behandlas i ett elektroniskt beslutsförfarande. Avsikten med bestämmelsen är framför allt att rutinärenden ska kunna behandlas före organens ordinarie möten. Ärenden som behandlas i ett elektroniskt beslutsförfarande ska specificeras i kallelsen till sammanträdet och det ska nämnas före vilken tidpunkt ärendet kan behandlas i elektroniskt beslutsförfarande. Ärendet är behandlat när alla ledamöter i organet har uttryckt sin åsikt i ärendet och tidsfristen för behandlingen har löpt ut. Ett ärende ska behandlas vid ett sammanträde om en ledamot kräver detta eller om en ledamot har avstått från att uttrycka sin åsikt.

Lagparagrafen avser inte beslutsfattande i en traditionell kedja av e-postmeddelanden. Avsikten är att organens medlemmar samtidigt och med lika möjligheter ska kunna uttrycka sin åsikt om ärendet som behandlas och kunna se vilken åsikt de övriga medlemmarna har uppgett.

Då en ny bestämmelse tas in i förvaltningsstadgan om att införa elektroniskt sammanträde och elektroniskt beslutsförfarande, ska det fastställas att stadsstyrelsen eller en tjänsteinnehavare som den utsett svarar för att den tekniska utrustning och de tekniska system och förbindelser som behövs för elektroniska sammanträden och elektroniskt beslutsförfarande är uppdaterade och datasäkrade på det sätt som lagen kräver.

För att ge organen möjlighet att t.ex. under de gällande undantagsförhållandena fatta behöriga beslut vid elektroniska sammanträden föreslås att bestämmelser om detta förs in i den gällande förvaltningsstadgan. Vad gäller fullmäktige förs de nya bestämmelserna in i 13 kapitlet, 72 och 73 § i förvaltningsstadgan, och för de andra organens del förs nya paragrafer 106-108 in i 16 kapitlet, samt kompletteringar i anslutning till saken i 110, 112, 116 och 128 §§ enligt bilagan (OBS! ändrad paragrafnumrering). Tilläggen har färgats gröna i texten (de några ställen som har gul färg anknyter till granskningen av förvaltningsstadgan som helhet och de ska inte beaktas i detta sammanhang).

STS:

Fullmäktige godkänner bestämmelserna som markerats med grönt i 13 och 16 kapitlen i förvaltningsstadgan enligt bilagan så att bestämmelserna träder i kraft med omedelbar verkan.

..........

Ledamot von Essens förslag om att genast justera paragrafen godkändes enhälligt.

Beslut:

Beslutsförslaget godkändes.

Denna paragraf justerades genast.