Stadsfullmäktige
Protokoll 16.11.2020/Paragraf 59

Bakgrundsmaterial

JULK_Valtuustoaloite, Apotin käyttöönoton viivästyttäminen ainakin vuoteen 2022 ja tilanteen uudelleen arviointi

Stadsfullmäktige

§ 59

16.11.2020

 

Svar på fullmäktigemotion om ibruktagandet av Apotti

 

158/05.00/2020, 65/00.02.00/2020

 

STF 16.11.2020 § 59

Mer information:

social- och hälsovårdsdirektör Ulla Tikkanen, tfn 050 355 3246

fornamn.efternamn@grankulla.fi

 

Ledamot Mikko J. Salminen och fyra andra fullmäktigeledamöter har lämnat en motion daterad 11.5.2020 (bakgrundsmaterial), där de föreslår att Grankulla stad ska senarelägga ibruktagandet av Apotti till 2022 och under tiden göra en ny bedömning av situationen.

 

Som motivering i motionen framförs stadsstyrelsen i Esbos beslut 6.4.2020 att inte ta klient- och patientdatasystemet i bruk. I motionen hänvisar ledamöterna till en artikel i tidningen Mediuutiset 7.4, där Helsingfors och Vanda uppges ha gett negativ användarrespons, Apottis användbarhet uppges vara otillräcklig vilket kan tänkas ha följder, och systemarkitekturen och tekniken uppges vara gamla och inte ge stöd för att utveckla ett nutida system med grund i AI.

 

I motionen hänvisar ledamöterna till användarresponsen från Helsingfors och Vanda. I Helsingfors har Apotti ännu inte tagits i bruk. Enligt den ursprungliga planen ska Apotti tas i bruk i Helsingfors samtidigt med Kyrkslätt, Grankulla, Kervo och Tusby (GL3 - fem kommuner). Till följd av coronapandemin måste HNS ibruktagande senareläggas till hösten, medan de fem kommunerna (GL3) tar systemet i bruk först i april 2021.

 

Bakgrund

 

Fullmäktige i Grankulla godkände 10.6.2013 (§ 55) avtalet om samarbete vid upphandling av ett gemensamt klient- och patientdatasystem för socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården. I och med samarbetsavtalet grundades en upphandlingspool, i vilken upphandlingsenheterna som ingick var Helsingfors, Vanda, Grankulla, Kyrkslätt, HNS och KL-Kuntahankinnat Oy. För KL-Kuntahankinnat Oy:s del är upphandlingen ett ramavtal i enlighet med upphandlingslagen.

 

En av de viktiga motiveringarna för ett gemensamt klient- och patientdatasystem var att ett tidsenligt system behövs för att social- och hälsovårdstjänsterna ska kunna utvecklas. Vårdreformens centrala mål är integrations av tjänsterna, både horisontellt inom primärvården och vertikalt mellan primärvården och den specialiserade sjukvården. En lyckad integration av tjänsterna förutsätter i sin tur att social- och hälsovården och den specialiserade sjukvården har ett gemensamt datasystem och avancerade e-tjänster.

 

Som motivering i motionen framförs stadsstyrelsen i Esbos beslut 6.4.2020 att inte ta klient- och patientdatasystemet i bruk. Social- och hälsovårdsnämnden i Esbo förordade 25.3.2020 att staden skulle gå med i projektet Apotti, bl.a. med motiveringen att det bästa alternativet ur verksamhetens synpunkt vore att gå med i Apotti. Projektet ansågs erbjuda lovande redskap för invånarnas e-tjänster och för att främja digitaliseringen. Lösningen med Apotti ansågs ge bättre möjligheter att samarbeta med närliggande kommuner och om landskapsreformen skulle komma att förverkligas så sågs Apotti som det minst riskfyllda alternativet för att slå samman systemen. Det framhölls också att Apotti skulle komma att integrera data från social- och hälsovården och HNS och bl.a. förbättra patientsäkerheten.

 

Upphandlingsprocessen

 

Upphandlingsprocessen för ett stort systemprojekt är lång. I projektet Apotti gick det sju år mellan inledningen av projektet och det första ibruktagandet. Planeringen av upphandlingsprocessen inleddes 2012. Då lades grunden för projektet och målen, tidsschemat och resurserna fastställdes. I upphandlingsskedet valdes Epic Systems som systemleverantör och Fujitsu Finland Oy som leverantör för bruksvaran. Under hela den tid tjänsterna definierades hade användarna i egenskap av representanter för delägarorganisationerna en central roll. Tusentals yrkespersoner inom social- och hälsovården och andra sakkunniga och användare har deltagit i att bygga upp Apotti.

 

Ibruktagandet

 

Ibruktagandet inleddes med det första ibruktagandet på Pejas sjukhus 19.11.2018, och i nuläget på hösten 2020 har Apotti ca 20 000 användare.

 

Apotti togs i bruk stegvis i Vanda. Första skedet var 11.5.2019, andra skedet på hösten 2019. HNS tog i bruk programmet bl.a. på Jorvs sjukhus i februari 2020 och det tredje skedet inleds hösten 2020 i Mejlans (10 000 användare). Helsingfors, Grankulla, Kyrkslätt, Kervo och Tusby tar i bruk systemet våren 2021. Det blir det mest omfattande skedet inom Apotti med ca 15 000 användare. Ingå, Sjundeå och Lovisa har sedermera anslutit sig till Apotti. Västra Nylands vårdområde har fyra kommuner som ska använda Apotti: Grankulla, Kyrkslätt, Ingå och Sjundeå.

 

Liksom alla klient- och patientdatasystem hade också Apotti problem då det först togs i bruk, bl.a. med användningen och dataskyddet, men också med förändringsstyrningen, som var kommunernas ansvar. Systemet har fortgående utvecklats enligt respons från användarna. Redan under ibruktagandet inleddes arbetet med att lösa tekniska problem. Sedan systemet först togs i bruk har Apotti utvecklat både sin modell för ibruktagandet och gjort ett flertal förbättringar i själva systemets användaregenskaper och dataskydd.

 

Risksituationer är typiska för alla stora systemförändringar. Anmälningar om risksituationer har gjorts till Valvira i anslutning till Apotti, och det har påståtts att en sådan risksituation skulle ha lett till att en patient dog. Enligt utredningar från Apotti och HNS var dock inte Apotti orsaken till dödsfallet ifråga.

 

Gemensamt datasystem för social- och hälsovården och den specialiserade sjukvården

 

Apotti är världens första datasystem som ger möjlighet att kombinera social- och hälsovårdstjänsternas data. Systemet är anpassningsbart och utvecklas kontinuerligt. Utöver primärvården och den specialiserade sjukvården ingår helheter för mun- och tandvården, socialtjänsterna, äldreomsorgen och hemvården. Ett gemensamt klient- och patientdatasystem för social- och hälsovården, samt för primärvården och den specialiserade sjukvården, ger många fördelar. Sammanslagningen av klient- och patientuppgifterna säkrar en smidig informationsgång mellan yrkesfolk och vårdplatser. Detta ökar patientsäkerheten och förbättrar verksamhetens kvalitet, trots att Finlands nuvarande datasäkerhetslagstiftning ännu inte ger maximala möjligheter att utnyttja informationen.

 

Strukturerad inskrivning och registrering gör att jämförbara data ackumuleras oberoende av vårdplats och ger dessutom den yrkesutbildade personalen och ledningen tillgång till rapporter för uppföljning av vårdkvaliteten. De tidigare klientdatasystemen inom socialvården har till största delen inte haft de strukturer som är en förutsättning för att ansluta sig till det nationella arkivet Kanta. Klientportalen Maisa utnyttjas aktivt för e-tjänster. Maisa ger möjlighet till icke tidsbunden kontakt mellan klienten och vårdpersonalen. I juni 2020 fanns det 122 000 registrerade användare och då coronapandemin började ökade användningen särskilt av distansmottagningar via funktionen VideoVisit i Maisa.

 

Artificiell intelligens och digitala tjänster kan utnyttjas tack vare de egenskaper och integration som finns inbyggt i Apotti-systemet. I Apotti finns det flera algoritmer inbyggda i systemet, som följer med patientinformationen och fångar upp svaga signaler om ökad risk för t.ex. fall, liggsår eller andra komplikationer.

 

Apotti samarbetar med företag som utvecklar intressanta digitala lösningar. Integration ger möjligheter att smidigt utnyttja de senaste innovationerna. T.ex. AI-applikationen Gillie, som redan används inom hemvården och serviceboendet i Grankulla, kan komplettera uppföljningsdata som uppkommer då patientuppgifter strukturerat förs in i Apotti.

 

Då de förhandsbestämda parametrarna uppfylls varnar systemet användaren om att en risk har identifierats och erbjuder riskförebyggande åtgärdsförslag som har validerats genom ett best practice-förfarande. Algoritmerna som fungerar bakom systemet har validerats på ledande sjukhus som använder Epic.

 

Terveyskylä (Hälsobyn) är en webbtjänst inom den specialiserade sjukvården som tills vidare finns enbart på finska. Tjänsten har utvecklats i samarbete mellan sakkunniga och patienter och erbjuder stöd och information för alla, vård för patienterna och verktyg för yrkesfolk. Inom tjänsten finns 32 virtuella "hus" för olika symtom och livssituationer. Apotti-systemet är integrerat med HUS hälsoby, vilket ger yrkesfolk inom vården och klienter/patienter tillgång till gemensamma digitala innehåll som stöd för egenvård. De digitala innehållen kan också integreras i vårdprocesserna.

 

Apotti-systemet utvecklas kontinuerligt, å ena sidan av Epic, som utnyttjar hela användarskarans utvecklingspotential och erfarenheter från de bästa sjukhusen i världen enligt undersökningar, och å andra sidan genom att utnyttja arbetsinsatser från ledande substansexperter utvalda av delägarorganisationerna i samarbete med slutanvändarna. Ett exempel på utveckling av Apotti på denna nivå är de rapporter och funktionsändringar som under våren infördes i systemet enligt HUS och Vanda stads behov till följd av coronaläget. Timo Aronkytö, biträdande stadsdirektör för Vanda stads social- och hälsovårdsverksamhet, har konstaterat att mer än 100 ändringar smidigt har gjorts i systemet på Vandas begäran under det första året systemet var i bruk. Förändringarna grundar sig på förbättringsförslag från slutanvändarna.

 

Systemarkitektur och teknik

 

Apotti anses vara en modern tredje generationens helhetslösning för social- och hälsovården. Beskrivningar av lösnings- och målsättningsarkitekturen finns att tillgå i stor omfattning. Den stöder vedertagna gränssnittsstandarder (FHIR, HL7, REST, Intersystems HealthCare).

 

Apotti kan integreras med andra system och redan nu har flera integrationer byggts upp med centrala social- och hälsovårdssystem och bl.a. datapooler och verksamhetsstyrningssystem, både riksomfattande myndigheters system och sådana som tillhör tredje part. Vid utgången av 2020 kommer Apotti att ha över 200 färdiga integrationer.

 

Datamodellerna i Apotti följer de finländska definitionerna och systemet stöder största delen av de nya datastandarderna inom social- och hälsovården. Användargränssnitten i Apotti koncentreras främst till en virtuell applikation som delas via en Citrix-miljö. Tills vidare kan endast systemets e-tjänster och till en del rapporteringen användas via en webbläsare. Apotti har mer omfattande gränssnitt än de nuvarande lösningarna. T.ex. klientportalen Maisa för kommuninvånarna har byggts upp med hjälp av gränssnitt.

 

Ett av Apottis främsta mål är att kunna utnyttja de olika parternas skilda applikationer för utvecklingsarbetet. Det här kan vara applikationer som länkar till Apotti via t.ex. API-gränssnitt eller via olika gränssnitt inom klientportalerna. Redan i Apottis nuvarande form utnyttjas lösningar från tredje part.

 

Användarupplevelse

 

Användbarheten har ingått i upphandlingen av Apotti som ett av kvalitetskriterierna. I motsats till tidigare upphandlingar gjordes därmed i upphandlingsskedet omfattande jämförelser även av de olika systemens användbarhet med de kommande slutanvändarna, och detta påverkade också poängsättningen inför upphandlingsbeslutet. Epics systemplattform som valdes i upphandlingen fick bättre användbarhetspoäng än de andra systemen som var med.

 

Apotti har väldigt annorlunda egenskaper jämfört med traditionella klient- och patientdatasystem. Dokumentationen uppkommer i processer som följer arbetsprocesserna i strukturerad form och andelen fritext minskar. Strukturerad datainföring stöder systemets automatiska funktioner, t.ex. beslut, arbetsprocesser, bestämmelser, checklistor, sammandrag av dokumentationen och analytik. Förbättrad kvalitet har redan kunnat påvisas, t.ex. i och med att antalet felmedicineringar har minskat. Inlärningsprocessen för att tillgodogöra sig dessa nya egenskaper som i sig förbättrar både kvaliteten, effektiviteten och säkerheten tar tid.

 

Attityderna till Apotti var kritiska efter det första ibruktagandet, och så är det ofta med nya system, särskilt om de medför ändringar i invanda verksamhetssätt. Det största missnöjet konstaterades bland vissa användargrupper inom hälsovården, medan användargrupperna inom socialtjänsterna och vårdpersonalen var nöjdast. Det finns information som tyder på att arbetstagarna nu är nöjdare och att en stor del av användarna inte längre vill återgå till de gamla systemen. Utöver att Apotti är ett klient- och patientdatasystem så är det också ett system för verksamhetsstyrningen. Det här innebär att det till grundidé och omfattning avviker från de tidigare skilda systemen, och därför krävs inlärning av nya kunskaper för att använda systemet. Det krävs lyckat förändringsledarskap för att ibruktagandet ska kunna lyckas, och då rör man sig så snabbt som möjligt mot konkret nytta med systemet.

 

Nyttan med Apotti består bl.a. i enhetliga verksamhetssätt, färre ogynnsamma händelser, bättre användning av arbetstiden och de fördelar som e-tjänster medför. Enhetliga verksamhetssätt ökar informationens transparens, säkrar kvaliteten och ger jämförbar information om verksamheten. De ogynnsamma händelserna minskar när riskpatienterna kan identifieras bättre än tidigare. Om antalet fall av liggsår, fallolyckor och sepsis kan minskas så minskar också antalet vårddygn och därmed kostnaderna. Arbetstiden kan mer än tidigare användas för patientarbetet då tiden som behövs för att föra in information i systemet minskar. Mobila enheter kan användas oberoende av plats. E-tjänstportalen gör att klienterna kan boka tid och fylla i förhandsuppgifter innan de kommer till mottagningen. Kommunerna har redan insett fördelarna och möjligheterna med distansmottagning under coronapandemin.

 

Ibruktagandet i Grankulla

 

Klient- och patientdatasystemet Apotti tas i bruk inom social- och hälsovården i Grankulla i april 2021. Apotti ersätter ett antal skilda system som nu är bruk: socialtjänsternas klientdatabas SosiaaliEffica, patientdatasystemet Mediatri och mun- och tandvårdens patientdatasystem LifeCare. Inom sektorn finns ca 150 användare av Apotti.

 

Förberedelserna för att ta i bruk systemet kräver omfattande insatser redan under hösten 2020 och särskilt under våren 2021. Nästan hela personalen inom social- och hälsovården utbildas för att använda det nya systemet. I genomsnitt tar det ca 2 arbetsdagar att utbilda en arbetstagare, men behovet av utbildning varierar beroende på de olika personernas arbetsbild.

 

Som stöd för ibruktagandet av Apotti utbildas 30 stödpersoner inom social- och hälsovårdspersonalen i Grankulla. De får en lite mer omfattande utbildning i användningen av systemet, utöver den utbildning de behöver för sin egen yrkesroll. Då systemet tas i bruk kommer stödpersonerna att kunna ge stöd till de nya användarna och fungera som kontakter till Apottis tekniska stöd på distans ifall det uppstår störningar. För att personalen ska kunna delta i utbildningarna och för att stödpersonerna ska kunna arbeta så kommer det behövas många vikarier inom social- och hälsovården under den tid systemet tas i bruk, främst under första kvartalet år 2021.

 

För att ibruktagandet ska lyckas måste organisationen förbereda sig genom att utbilda personalen för den verksamhetsförändring som systemet kräver. Förändringsledarskapet är kommunernas ansvar. Till följd av detta håller Grankulla som bäst på med utvecklingsarbete som stöder ibruktagandet av Apotti och skapar strukturer som ger hela personalen möjlighet att delta i utbildningar så att Apottis egenskaper kan utnyttjas maximalt så snart som möjligt efter att systemet tas i bruk.

 

Kostnader

 

Grankullas andel av Oy Apotti Ab:s helhetsfakturering för driftskostnader 2015-2020 kommer att bli ca 494 000 euro. Faktureringen grundar sig på utfallet av kostnaderna. Undantaget är kostnader som ansluter till arbetet med att bygga upp systemet och som införts i Apottis investeringar, dvs. delägarna faktureras för projektets avskrivningar först från och med ibruktagandet, vilket i Grankullas fall innebär april 2021. Till följd av detta har faktureringen under Apottis första verksamhetsår legat under kostnadsnivån, medan faktureringen för 2022-2028 kommer att överskrida kostnadsnivån.

 

Social- och hälsovårdens nuvarande direkta kostnader för klient- och patientdatasystem ligger på ungefär 350 000 euro i året. Prognosen för Apottis fakturering för 2021 är 600 000 euro och sedan ca 650 000 euro i året 2022-2028. År 2021 uppgår faktureringen för projektets avskrivningar till 170 000 euro av summan, medan den är 232 000 euro åren 2022-2028. Om man jämför Apottis systemkostnader utan faktureringen av avskrivningarna med kostnaderna för de nuvarande systemen är skillnaden på årsnivå ca 68 000 euro för år 2022. Då beaktas inte de nuvarande systemens eventuella uppdateringsbehov, som hade blivit aktuella om man fortsatt använda systemen. Förberedelser har inletts för arkiveringen av klient- och patientdata i de nuvarande systemen och kostnaderna för arkiveringsskyldigheten klarnar under beredningen. Apotti ger för sin del möjligheter till kunskapsledning, bättre fokusering av tjänsterna och smidigare servicekedjor, vilket kommer att ge bättre genomslag. Allt detta bidrar till att hålla nere de framtida kostnaderna i social- och hälsovårdens kostnadsutveckling.

 

Sammanfattning

 

Det är inte realistiskt att senarelägga ibruktagandet av Apotti till 2022 och att omvärdera situationen. Så som det har konstaterats ovan har Grankulla deltagit i Apotti-projektet ända från början. Social- och hälsovårdens personal har aktivt deltagit i projektet i alla skeden och personalen är djupt engagerad i att ta i bruk systemet enligt det planerade tidsschemat.

 

Organisationerna som tar i bruk Apotti har tillgång till lösningar och funktioner som krävs av nutida klient- och patientdatasystem. I och med Apotti får vi ett gemensamt datasystem för social- och hälsovården, vilket ger bättre möjligheter än de nuvarande föråldrade systemen till strukturerat datainförande, verksamhetsstyrning, kunskapsledning och digitala tjänster. Eftersom den specialiserade sjukvården inom hela HNS område använder Apotti, ger det dessutom möjlighet till integrering av primärvården och den specialiserade sjukvården, smidiga vårdstigar, kontroll över kostnaderna och kvalitetssäkring av tjänsterna. Apotti är ett stöd för det mest centrala målet för vårdreformen, nämligen integration av tjänsterna.

 

STS:

Fullmäktige antecknar för kännedom ovanstående som svar på fullmäktigemotionen om ibruktagande av Apotti och konstaterar att motionen är slutbehandlad.

 

Beslut:

Beslutsförslaget godkändes.